Đề 8 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản trị dự án

Baseline trong quản lý dự án là kế hoạch ban đầu đã được phê duyệt cho phạm vi, thời gian và chi phí dự án. Nó đóng vai trò là điểm tham chiếu để theo dõi và đo lường hiệu suất thực tế của dự án, so sánh với kế hoạch và xác định các sai lệch.

Team Building là các hoạt động và quy trình được thiết kế để cải thiện mối quan hệ, sự hợp tác và tinh thần đồng đội giữa các thành viên dự án, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung. Các lựa chọn khác mô tả các hoạt động quản lý nhân sự khác nhau nhưng không phải mục tiêu chính của Team Building.

Vòng đời dự án tiêu chuẩn thường bao gồm các giai đoạn: Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát & Kiểm soát, và Kết thúc. Bảo trì thường là một hoạt động sau dự án, không nằm trong vòng đời dự án ban đầu.

Biểu đồ Pareto, dựa trên nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20), được sử dụng để xác định và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân quan trọng nhất đóng góp phần lớn vào một vấn đề lớn hơn. Nó giúp tập trung nỗ lực giải quyết vào những yếu tố có tác động lớn nhất.

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là công cụ để phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc nhóm liên quan đến các công việc hoặc quyết định trong dự án. Nó giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo mọi nhiệm vụ đều có người chịu trách nhiệm.

Giai đoạn kết thúc dự án tập trung vào việc hoàn tất mọi thủ tục hành chính, bàn giao kết quả dự án cho khách hàng hoặc bên liên quan, đánh giá hiệu suất dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm cho các dự án tương lai.

Earned Value Management (EVM) là một kỹ thuật quản lý dự án tích hợp, cho phép đo lường hiệu suất dự án bằng cách so sánh giữa công việc đã hoàn thành (giá trị đạt được) với kế hoạch ban đầu (giá trị kế hoạch) và chi phí thực tế (chi phí thực tế). EVM cung cấp các chỉ số để đánh giá tiến độ và hiệu quả chi phí dự án.

Work Breakdown Structure (WBS) là một công cụ quan trọng trong lập kế hoạch dự án, giúp chia nhỏ toàn bộ phạm vi công việc dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, có cấu trúc phân cấp. Điều này giúp dễ dàng lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ và kiểm soát chi phí.

Bên liên quan dự án là bất kỳ cá nhân, nhóm hoặc tổ chức nào có thể bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc có thể ảnh hưởng đến dự án. Họ không nhất thiết phải là thành viên của đội dự án; bên liên quan có thể bao gồm khách hàng, nhà tài trợ, nhà cung cấp, chính phủ, cộng đồng, v.v.

Biểu đồ Gantt là công cụ phổ biến để trực quan hóa lịch trình dự án, hiển thị các công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và sự phụ thuộc giữa các công việc. Các công cụ khác có mục đích sử dụng khác nhau (SWOT: phân tích chiến lược, PERT: phân tích mạng lưới dự án phức tạp, Pareto: phân tích ưu tiên).

`Risk Mitigation` là hành động chủ động để giảm khả năng xảy ra của rủi ro hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực của nó nếu rủi ro xảy ra. Các lựa chọn khác mô tả `Risk Avoidance` (tránh né rủi ro), `Risk Transfer` (chuyển giao rủi ro) hoặc `Risk Acceptance` (chấp nhận rủi ro).

Sprint Review là một sự kiện trong Scrum (một framework Agile) được tổ chức vào cuối mỗi Sprint để nhóm phát triển trình bày sản phẩm đã hoàn thành cho Product Owner và các bên liên quan khác. Mục đích là để thu thập phản hồi, kiểm tra tiến độ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Khi dự án vượt quá ngân sách, người quản lý dự án cần đánh giá lại tình hình, có thể phải xem xét giảm phạm vi dự án để tiết kiệm chi phí hoặc trình bày vấn đề với nhà tài trợ để xin thêm ngân sách. Việc vượt ngân sách là một vấn đề nghiêm trọng cần được giải quyết, không thể bỏ qua.

Risk Register là một tài liệu dùng để ghi lại và theo dõi tất cả các rủi ro tiềm ẩn đã được xác định trong dự án. Nó bao gồm thông tin về mô tả rủi ro, xác suất, tác động, kế hoạch ứng phó và trạng thái quản lý của từng rủi ro. Các hoạt động khác như tính toán xác suất/tác động và chuyển giao rủi ro là các phần của quá trình quản lý rủi ro nhưng không phải mục đích chính của Risk Register.

Nhà tài trợ dự án là người hoặc nhóm người cấp cao trong tổ chức, cung cấp nguồn lực tài chính, hỗ trợ về mặt chiến lược và quyền lực để dự án được thực hiện thành công. Họ không quản lý trực tiếp dự án hàng ngày.

Kanban là một phương pháp Agile tập trung vào việc trực quan hóa luồng công việc, giới hạn số lượng công việc đang thực hiện ở mỗi giai đoạn (WIP limits) để cải thiện hiệu quả và giảm thời gian chờ đợi. Nó khác với Scrum (sprints) và Waterfall (lập kế hoạch theo giai đoạn).

Điều lệ dự án là một tài liệu chính thức khởi đầu dự án, cung cấp thông tin tổng quan về mục tiêu, phạm vi, người quản lý dự án, các bên liên quan chính và quyền hạn của người quản lý dự án. Ngân sách chi tiết thường được phát triển trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, sau khi điều lệ dự án đã được phê duyệt.

Hội đồng kiểm soát thay đổi (CCB) là một nhóm người có thẩm quyền, chịu trách nhiệm xem xét và đưa ra quyết định về các yêu cầu thay đổi dự án. Họ đảm bảo rằng các thay đổi được đánh giá kỹ lưỡng về tác động và được phê duyệt trước khi thực hiện, nhằm duy trì sự kiểm soát đối với dự án.

Đường găng là chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau có tổng thời gian thực hiện dài nhất, xác định thời gian tối thiểu để hoàn thành toàn bộ dự án. Bất kỳ sự chậm trễ nào trên đường găng sẽ trực tiếp làm chậm toàn bộ dự án.

Phương pháp Agile đề cao sự linh hoạt, khả năng thích ứng với các yêu cầu thay đổi, và việc phát triển dự án theo các vòng lặp ngắn (sprints). Nó tập trung vào sự hợp tác giữa các thành viên và phản hồi nhanh chóng từ khách hàng.

Giải quyết xung đột hiệu quả trong dự án nên hướng tới việc tìm ra giải pháp mà tất cả các bên liên quan đều cảm thấy được đáp ứng nhu cầu và lợi ích của mình (win-win solution). Tránh né xung đột có thể dẫn đến vấn đề tích tụ, và áp đặt ý kiến có thể gây mất đoàn kết và giảm hiệu quả làm việc.

Stakeholder Analysis là quá trình xác định và phân tích các bên liên quan của dự án, bao gồm nhu cầu, mong đợi, mức độ quan tâm và ảnh hưởng của họ đối với dự án. Phân tích này giúp người quản lý dự án xây dựng kế hoạch truyền thông và quản lý mối quan hệ hiệu quả với các bên liên quan.

Ba ràng buộc chính trong quản lý dự án thường được gọi là `Tam giác ràng buộc` hoặc `Ba đỉnh của dự án`, bao gồm Phạm vi, Thời gian và Chi phí. Địa điểm dự án có thể là một yếu tố cần xem xét nhưng không phải là một ràng buộc cốt lõi theo định nghĩa này.

`Scope Creep` là sự mở rộng phạm vi dự án ngoài những gì đã được phê duyệt ban đầu, thường xảy ra dần dần và không được kiểm soát, gây ảnh hưởng tiêu cực đến thời gian và chi phí.

Phương pháp Waterfall tuyến tính và tuần tự, thích hợp cho các dự án mà yêu cầu đã được xác định rõ ràng từ đầu và ít có sự thay đổi trong quá trình thực hiện. Các dự án có yêu cầu linh hoạt và thay đổi nhiều sẽ phù hợp hơn với phương pháp Agile.

Quản lý tích hợp dự án là một lĩnh vực kiến thức trong quản trị dự án, tập trung vào việc điều phối và kết hợp các quy trình và hoạt động khác nhau của dự án (như phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, v.v.) để đảm bảo chúng hoạt động hài hòa và hướng tới mục tiêu chung của dự án.

Quality Assurance là các hoạt động mang tính chủ động, nhằm xây dựng quy trình và tiêu chuẩn để ngăn ngừa lỗi xảy ra ngay từ đầu. Quality Control là các hoạt động mang tính phản ứng, tập trung vào việc kiểm tra sản phẩm hoặc dịch vụ để phát hiện lỗi sau khi đã được tạo ra.

Dự án được định nghĩa là một nỗ lực tạm thời, có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng, nhằm tạo ra một kết quả độc đáo. Các lựa chọn khác mô tả các hoạt động vận hành hoặc cấu trúc tổ chức, không phải dự án.

Tiến trình `Develop Project Management Plan` là một tiến trình then chốt trong giai đoạn Lập kế hoạch của dự án. Trong giai đoạn này, kế hoạch tổng thể cho dự án được xây dựng, bao gồm các kế hoạch chi tiết về phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, truyền thông, rủi ro, v.v.

Trong hợp đồng Khoán trọn gói (Fixed-price contract), nhà thầu đồng ý thực hiện công việc với một mức giá cố định, bất kể chi phí thực tế phát sinh là bao nhiêu. Do đó, nhà thầu chịu mọi rủi ro về chi phí vượt mức. Các loại hợp đồng khác thường chia sẻ rủi ro chi phí giữa bên mua và bên bán.