Đề 10 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản lý dự án

Trong EVM, `Variance` đề cập đến sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế. Có hai loại variance chính: Schedule Variance (SV) - độ lệch tiến độ (khác biệt giữa giá trị thu được và giá trị theo kế hoạch) và Cost Variance (CV) - độ lệch chi phí (khác biệt giữa giá trị thu được và chi phí thực tế). Variance cho thấy dự án đang đi chệch hướng so với kế hoạch ban đầu như thế nào về mặt thời gian và chi phí.

Giảm thiểu rủi ro là một chiến lược ứng phó với rủi ro, bao gồm việc thực hiện các biện pháp chủ động để giảm xác suất xảy ra rủi ro (ngăn chặn rủi ro) hoặc giảm tác động tiêu cực của rủi ro nếu nó xảy ra (giảm nhẹ hậu quả).

Baseline trong quản lý cấu hình là một phiên bản đã được phê duyệt của sản phẩm dự án hoặc tài liệu dự án (ví dụ: phạm vi, lịch trình, chi phí). Nó được thiết lập tại một thời điểm cụ thể và được sử dụng làm điểm tham chiếu để so sánh với tiến độ thực tế và kiểm soát các thay đổi. Bất kỳ thay đổi nào so với baseline cần phải được phê duyệt thông qua quy trình kiểm soát thay đổi.

Rủi ro tích cực hay cơ hội là những sự kiện không chắc chắn có thể mang lại tác động tích cực cho dự án nếu chúng xảy ra. Việc phát hiện công nghệ mới giúp hoàn thành dự án nhanh hơn dự kiến là một cơ hội, vì nó mang lại lợi ích về thời gian cho dự án.

Scope Creep là hiện tượng phạm vi dự án mở rộng dần dần và không kiểm soát trong quá trình thực hiện, thường do các yêu cầu thay đổi không được quản lý chặt chẽ, dẫn đến tăng chi phí, chậm tiến độ và các vấn đề khác.

Bên liên quan dự án là bất kỳ ai có lợi ích, mối quan tâm, hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, dù tích cực hay tiêu cực. Điều này bao gồm nhóm dự án, khách hàng, nhà tài trợ, nhà cung cấp, cộng đồng, chính phủ, và nhiều đối tượng khác.

Nhà tài trợ dự án là người hoặc nhóm người cấp cao trong tổ chức, chịu trách nhiệm cung cấp nguồn lực, quyền hạn, và hỗ trợ chính trị cho dự án. Họ đảm bảo dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức và giải quyết các vấn đề vượt quá thẩm quyền của quản lý dự án.

EVM là một kỹ thuật quản lý dự án tích hợp, kết hợp phạm vi, thời gian và chi phí để đo lường hiệu suất dự án. Nó cung cấp các chỉ số như Giá trị thu được (EV), Chi phí thực tế (AC), và Giá trị theo kế hoạch (PV) để đánh giá tình trạng dự án về cả chi phí và tiến độ.

Kế hoạch quản lý giao tiếp là một tài liệu quan trọng xác định cách thức thông tin dự án sẽ được lập kế hoạch, cấu trúc, thực hiện và giám sát. Nó bao gồm các thông tin về đối tượng giao tiếp, tần suất, phương tiện, người chịu trách nhiệm, và nội dung giao tiếp, đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả đến các bên liên quan.

Giai đoạn Khởi tạo là giai đoạn đầu tiên của dự án, tập trung vào việc xác định lý do thực hiện dự án, xác định mục tiêu và phạm vi dự án ở mức cao, đánh giá tính khả thi, và chính thức ủy quyền dự án bằng cách chỉ định quản lý dự án và các nguồn lực cần thiết.

Đảm bảo chất lượng là một phần của quản lý chất lượng, tập trung vào việc xây dựng các quy trình, tiêu chuẩn, và hoạt động để đảm bảo rằng dự án sẽ đáp ứng các yêu cầu chất lượng đã định. Mục tiêu là ngăn ngừa lỗi xảy ra ngay từ đầu, thay vì chỉ phát hiện và sửa chữa lỗi sau khi đã xảy ra (như kiểm soát chất lượng).

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là công cụ để xác định và phân công vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong dự án đối với từng công việc hoặc quyết định cụ thể.

Dự án có tính chất tạm thời, nghĩa là có điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định. Nó không phải là một hoạt động lặp đi lặp lại và liên tục vô thời hạn. Các hoạt động lặp đi lặp lại, liên tục thường được xem là hoạt động vận hành (operations), khác với dự án.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là một công cụ chiến lược được sử dụng để đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài dự án. Nó giúp xác định các yếu tố tích cực (điểm mạnh, cơ hội) và tiêu cực (điểm yếu, thách thức) có thể ảnh hưởng đến dự án, đặc biệt trong quản lý rủi ro và lập kế hoạch chiến lược.

WBS là một công cụ quản lý phạm vi dự án, phân chia dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, có cấu trúc phân cấp, giúp định nghĩa và quản lý phạm vi công việc một cách chi tiết và dễ kiểm soát hơn.

Quản lý rủi ro dự án không nhằm loại bỏ hoàn toàn rủi ro (điều này thường không khả thi), mà tập trung vào việc xác định, đánh giá, và ứng phó với rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng cơ hội, từ đó tăng khả năng thành công của dự án.

Đấu thầu có thể là một hoạt động trong giai đoạn khởi tạo hoặc lập kế hoạch, nhưng không được coi là một giai đoạn chính trong vòng đời dự án. Các giai đoạn chính thường là Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát & Kiểm soát, và Kết thúc.

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan hóa tiến độ dự án, hiển thị các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, và mối quan hệ giữa chúng. Nó rất hữu ích cho việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án theo thời gian.

Cả PERT và CPM đều là kỹ thuật lập lịch dự án, nhưng PERT sử dụng ước tính thời gian ba điểm (lạc quan, bi quan, có khả năng xảy ra nhất) để tính toán thời gian dự kiến và độ lệch chuẩn cho mỗi hoạt động, trong khi CPM thường sử dụng ước tính thời gian đơn điểm. Điều này làm cho PERT phù hợp hơn cho các dự án có độ không chắc chắn cao về thời gian hoạt động.

Project Charter là một tài liệu quan trọng trong giai đoạn khởi tạo dự án. Nó chính thức công nhận sự tồn tại của dự án, xác định mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan chính, và quan trọng nhất là trao quyền cho quản lý dự án để sử dụng nguồn lực tổ chức cho các hoạt động dự án.

Trong Agile (đặc biệt là Scrum), Sprint là một khoảng thời gian cố định (time-box), thường từ 1 đến 4 tuần, trong đó nhóm phát triển làm việc để hoàn thành một lượng công việc cụ thể và tạo ra một sản phẩm gia tăng có thể sử dụng được.

Daily Scrum là một cuộc họp ngắn, hàng ngày, thường được giới hạn trong 15 phút. Mục đích là để nhóm phát triển đồng bộ hóa công việc, lập kế hoạch cho ngày làm việc, và xác định bất kỳ trở ngại nào.

Mô hình Waterfall là một phương pháp tuần tự, tuyến tính, trong đó các giai đoạn dự án diễn ra theo trình tự và không quay lại giai đoạn trước. Nó phù hợp với các dự án có yêu cầu rõ ràng, ổn định, ít thay đổi, vì sự thay đổi trong giai đoạn sau có thể rất tốn kém và khó khăn.

Các ràng buộc dự án thường được biết đến là `Bộ ba ràng buộc` hoặc `Tam giác sắt` gồm Thời gian, Chi phí, và Phạm vi. Chất lượng thường được thêm vào như một ràng buộc thứ tư. Địa điểm có thể ảnh hưởng đến dự án, nhưng không phải là một ràng buộc cốt lõi theo định nghĩa kinh điển.

Phần mềm quản lý dự án cung cấp nhiều công cụ và tính năng giúp quản lý dự án hiệu quả hơn. Lợi ích chính bao gồm cải thiện giao tiếp, cộng tác nhóm, lập kế hoạch và lập lịch trình, theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên, và báo cáo, từ đó tăng khả năng thành công của dự án.

CPM là một kỹ thuật lập lịch dự án tập trung vào việc xác định đường găng, tức là chuỗi các hoạt động quyết định tổng thời gian dự án. Mục tiêu chính của CPM là quản lý và rút ngắn thời gian dự án.

Hành động khắc phục là các hành động được thực hiện để đưa hiệu suất dự án trở lại đúng kế hoạch khi có sự sai lệch xảy ra. Việc điều chỉnh lịch trình để bù đắp cho sự chậm trễ và đưa dự án trở lại đúng tiến độ là một ví dụ điển hình của hành động khắc phục.

Bài học kinh nghiệm nên được thu thập liên tục trong suốt vòng đời dự án, không chỉ ở giai đoạn kết thúc. Việc ghi lại những gì đã làm tốt, những gì cần cải thiện, và những kinh nghiệm có giá trị khác trong suốt dự án giúp cải thiện hiệu suất dự án hiện tại và các dự án tương lai. Tuy nhiên, việc tổng kết và tài liệu hóa bài học kinh nghiệm đặc biệt quan trọng ở giai đoạn kết thúc dự án để sử dụng cho các dự án sau.

Kick-off Meeting là cuộc họp đầu tiên của dự án, thường diễn ra sau khi Project Charter được phê duyệt. Mục đích chính là để chính thức khởi động dự án, tập hợp các bên liên quan chính, giới thiệu dự án, mục tiêu, phạm vi, vai trò và trách nhiệm, và tạo sự đồng thuận và hiểu biết chung về dự án.

Nguyên tắc KISS khuyến khích sự đơn giản trong mọi khía cạnh của dự án. Bằng cách giữ cho quy trình, tài liệu, và giao tiếp đơn giản, dự án sẽ dễ quản lý, dễ hiểu, giảm thiểu sự nhầm lẫn và tăng hiệu quả làm việc.