Đề 1 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản trị văn phòng

Gantt chart là biểu đồ thanh ngang được sử dụng để trực quan hóa tiến độ dự án, hiển thị các công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và mối quan hệ giữa các công việc, giúp theo dõi và quản lý thời gian biểu dự án hiệu quả.

Mạng xã hội cá nhân (ví dụ: Facebook) không phải là công cụ chuyên dụng cho quản lý công việc văn phòng và có thể gây mất tập trung. Các lựa chọn khác là các công cụ hữu ích trong quản lý công việc, dự án và thông tin khách hàng.

Chi phí thuê văn phòng là chi phí cố định vì nó không thay đổi theo mức độ hoạt động của văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định. Các chi phí khác thường là chi phí biến đổi, thay đổi theo mức độ sử dụng.

Tranh cãi hoặc đổ lỗi cho khách hàng sẽ làm trầm trọng thêm tình hình và gây mất thiện cảm. Xử lý phàn nàn của khách hàng hiệu quả đòi hỏi sự lắng nghe, thông cảm, xin lỗi và nỗ lực giải quyết vấn đề.

Áp lực công việc cao liên tục là yếu tố tiêu cực, gây căng thẳng và giảm hiệu suất làm việc, không phải là yếu tố của môi trường làm việc tích cực. Các lựa chọn khác đều là yếu tố tạo nên môi trường làm việc tích cực.

Nguyên tắc 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke trong tiếng Nhật) tương ứng với Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng, nhằm tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và hiệu quả.

Quản lý tài chính và ngân sách của *công ty* thường là vai trò của bộ phận tài chính hoặc quản lý cấp cao, không phải là vai trò chính của người quản lý văn phòng. Người quản lý văn phòng tập trung vào quản lý hoạt động *trong* văn phòng.

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất chính, được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng hoặc các bộ phận, cá nhân trong văn phòng so với mục tiêu đã đặt ra.

Xác định rõ mục tiêu và chương trình họp là bước chuẩn bị *quan trọng nhất* đầu tiên. Nó giúp định hướng cuộc họp, đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn. Các yếu tố khác là thứ yếu.

Đánh giá hiệu quả công việc giúp xác định được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, từ đó có cơ sở để đưa ra kế hoạch đào tạo, phát triển phù hợp, nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên và văn phòng.

Hệ thống quản lý văn phòng điện tử *tăng cường* sự phụ thuộc vào thiết bị công nghệ, không phải giảm thiểu. Các lợi ích khác là những ưu điểm chính của việc số hóa văn phòng.

Nguyên tắc Pareto (80∕20) cho rằng khoảng 20% nỗ lực (công việc) tạo ra 80% kết quả. Trong quản lý thời gian, điều này nhấn mạnh việc tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất để đạt được hiệu quả cao nhất.

Lãnh đạo ủy quyền (laissez-faire) phù hợp nhất khi nhân viên có năng lực và tự giác cao. Phong cách này trao quyền tự chủ cho nhân viên, khuyến khích sự sáng tạo và trách nhiệm cá nhân.

Văn phòng mở (Open-plan) được thiết kế để tạo ra không gian làm việc chung, giảm thiểu rào cản vật lý, từ đó khuyến khích sự tương tác, hợp tác và giao tiếp giữa các nhân viên.

Sử dụng ngôn ngữ chuyên môn quá nhiều có thể gây khó hiểu cho người nghe không có chuyên môn tương ứng, dẫn đến cản trở giao tiếp hiệu quả. Các lựa chọn khác là những yếu tố thúc đẩy giao tiếp hiệu quả.

Văn phòng xanh và việc giảm thiểu giấy hướng đến nhiều mục tiêu, bao gồm tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng rác thải và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn, và tăng cường bảo mật thông tin bằng cách số hóa dữ liệu.

Ergonomics là khoa học về thiết kế công việc và không gian làm việc để phù hợp với người lao động, nhằm tối ưu hóa hiệu suất, sự thoải mái và sức khỏe của họ.

Quản trị văn phòng tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức đạt được mục tiêu chung. Các lựa chọn khác là mục tiêu quan trọng nhưng không phải mục tiêu *chính* của quản trị văn phòng.

Quản lý hồ sơ điện tử và số hóa sử dụng các công cụ tìm kiếm và hệ thống cơ sở dữ liệu, cho phép truy xuất thông tin nhanh chóng và hiệu quả hơn so với các phương pháp quản lý hồ sơ truyền thống.

Sử dụng vách ngăn cố định làm giảm tính linh hoạt và chiếm nhiều không gian, không phù hợp với văn phòng nhỏ. Các giải pháp khác như nội thất đa năng, tận dụng không gian tường, và văn phòng mở giúp tối ưu hóa không gian hiệu quả hơn.

Tìm kiếm giải pháp thỏa hiệp và hợp tác là phương pháp giải quyết xung đột mang tính xây dựng nhất, giúp các bên liên quan hiểu nhau hơn, tôn trọng ý kiến khác biệt và cùng tìm ra giải pháp có lợi cho cả hai bên.

Ủy quyền công việc phù hợp nhất với các công việc mang tính lặp đi lặp lại, ít quan trọng hoặc có thể được thực hiện bởi nhân viên cấp dưới, giúp người quản lý tập trung vào các công việc chiến lược hơn.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới thuộc chức năng của quản trị nhân sự, không phải là chức năng cốt lõi của quản trị văn phòng. Quản trị văn phòng tập trung vào việc quản lý các hoạt động và nguồn lực *trong* văn phòng để hỗ trợ công việc chung.

Làm việc từ xa (remote work) giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí thuê văn phòng và các chi phí liên quan đến cơ sở vật chất. Các lựa chọn khác không phải là lợi ích hoặc thậm chí là nhược điểm của làm việc từ xa.

Mặc dù các yếu tố khác cũng quan trọng, nhưng tối ưu hóa không gian và quy trình làm việc là yếu tố *quan trọng nhất* trong thiết kế bố trí văn phòng để nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc.

Đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin là biện pháp *quan trọng nhất* vì con người thường là khâu yếu nhất trong hệ thống an ninh. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và ý thức về bảo mật để phòng tránh các rủi ro.

Tối đa hóa khối lượng công việc của nhân viên văn phòng không phải là mục tiêu của quản lý chất lượng dịch vụ. Mục tiêu chính là cung cấp dịch vụ chất lượng, đáp ứng nhu cầu và liên tục cải tiến, đồng thời quản lý chi phí hiệu quả.

Giao tiếp bằng văn bản thường được ưu tiên cho thông tin chính thức vì nó có tính lưu trữ, rõ ràng và ít bị hiểu sai lệch so với các hình thức giao tiếp khác.

Tai nạn lao động thường liên quan đến các vấn đề về an toàn lao động và ergonomics, ít liên quan trực tiếp đến quản lý hồ sơ. Quản lý hồ sơ kém hiệu quả chủ yếu dẫn đến các vấn đề về thông tin, năng suất và chi phí.

Độ bền và tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng là yếu tố *quan trọng nhất* khi lựa chọn thiết bị văn phòng để đảm bảo hiệu quả sử dụng lâu dài và đáp ứng được các yêu cầu công việc cụ thể.