Đề 13 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản lý dự án

Vai trò chính của Người quản lý dự án là quản lý tổng thể dự án, bao gồm lập kế hoạch, điều phối, giám sát, kiểm soát và giao tiếp. Họ không nhất thiết phải là chuyên gia kỹ thuật trong lĩnh vực dự án và thường không trực tiếp thực hiện các công việc kỹ thuật chuyên môn sâu. Thay vào đó, họ quản lý các chuyên gia để thực hiện công việc đó.

Phương pháp Waterfall phù hợp hơn khi yêu cầu dự án đã được xác định rõ ràng và ổn định từ đầu. Waterfall là một phương pháp tuần tự, tuyến tính, trong đó các giai đoạn dự án được thực hiện theo trình tự. Nó hoạt động tốt khi yêu cầu không thay đổi nhiều và có thể lập kế hoạch chi tiết từ đầu. Ngược lại, Agile phù hợp hơn khi yêu cầu không rõ ràng và có khả năng thay đổi, cần sự linh hoạt và thích ứng.

Ma trận rủi ro là công cụ quản lý rủi ro, dùng để đánh giá và phân loại rủi ro dựa trên khả năng xảy ra và tác động của chúng. Sơ đồ Gantt, sơ đồ mạng dự án (PERT/CPM), và biểu đồ Burn-down đều là các công cụ được sử dụng trong lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án. Biểu đồ Burn-down đặc biệt phổ biến trong phương pháp Agile để theo dõi tiến độ hoàn thành công việc trong Sprint.

Trong hợp đồng chi phí cộng phí (Cost-Plus Contract), người mua (khách hàng) đồng ý thanh toán cho nhà thầu tất cả các chi phí thực tế phát sinh cộng thêm một khoản phí lợi nhuận. Do đó, người mua chịu rủi ro chi phí cao nhất vì chi phí cuối cùng có thể vượt quá dự kiến ban đầu nếu chi phí thực tế tăng lên. Các loại hợp đồng giá cố định và trọn gói thì rủi ro chi phí chủ yếu do nhà thầu chịu.

Ba đỉnh của `tam giác ràng buộc dự án` hay `tam giác sắt` là Phạm vi (Scope), Thời gian (Time), và Chi phí (Cost). Ba yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và tác động lẫn nhau. Thay đổi một yếu tố thường kéo theo sự thay đổi ở các yếu tố còn lại.

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan phổ biến để quản lý tiến độ dự án. Nó hiển thị danh sách các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến, tiến độ thực tế, và các mốc quan trọng. Biểu đồ Gantt giúp dễ dàng theo dõi và so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu.

Trong Scrum, Sprint là một vòng lặp phát triển ngắn và cố định về thời gian, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Trong mỗi Sprint, nhóm Scrum làm việc để hoàn thành một lượng công việc nhất định và tạo ra một phiên bản sản phẩm có thể sử dụng được. Sprint là đơn vị thời gian cơ bản trong Scrum và giúp tạo ra sự lặp lại và cải tiến liên tục.

Kiểm soát thay đổi cấu hình (Configuration Change Control) không nhằm mục đích ngăn chặn thay đổi, mà là để quản lý thay đổi một cách có kiểm soát. Mục tiêu chính là đảm bảo rằng mọi thay đổi đối với cấu hình dự án (ví dụ: sản phẩm, dịch vụ, kết quả, tài liệu) đều được đánh giá tác động, phê duyệt bởi các bên có thẩm quyền, được ghi lại và theo dõi cẩn thận, để giảm thiểu rủi ro và duy trì tính toàn vẹn của cấu hình dự án.

Đường găng (Critical Path) là chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau trong dự án mà nếu bất kỳ công việc nào trong chuỗi này bị chậm trễ, toàn bộ dự án sẽ bị chậm trễ. Đường găng có tổng thời gian thực hiện dài nhất và quyết định thời gian hoàn thành tối thiểu của dự án.

Hội đồng kiểm soát thay đổi (CCB) là một nhóm các bên liên quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm xem xét và đưa ra quyết định về các yêu cầu thay đổi dự án. Vai trò chính của CCB là đánh giá tác động của các thay đổi, xem xét tính khả thi và lợi ích của chúng, và phê duyệt hoặc bác bỏ các yêu cầu thay đổi để đảm bảo các thay đổi được kiểm soát và quản lý hiệu quả.

Kanban là một phương pháp quản lý dự án Agile tập trung vào việc trực quan hóa dòng công việc, giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (Work in Progress - WIP), và cải thiện liên tục quy trình làm việc. Kanban giúp tăng hiệu quả và giảm thời gian chu kỳ bằng cách tập trung vào luồng công việc và loại bỏ tắc nghẽn.

Sổ đăng ký rủi ro là tài liệu trung tâm trong quản lý rủi ro, chứa thông tin chi tiết về các rủi ro đã được xác định, phân tích và lên kế hoạch ứng phó. Báo cáo hiệu suất dự án hàng tuần là một tài liệu khác, liên quan đến việc theo dõi tiến độ và hiệu suất dự án nói chung, không phải là một phần của Sổ đăng ký rủi ro.

Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu tổng thể bao gồm các kế hoạch con về các khía cạnh khác nhau của dự án như phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro, truyền thông, nguồn nhân lực, v.v. Báo cáo nghiệm thu dự án là một tài liệu được tạo ra ở giai đoạn kết thúc dự án, để xác nhận và chính thức kết thúc dự án, không phải là một phần của Kế hoạch quản lý dự án.

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, có nghĩa là Cấu trúc phân chia công việc. Đây là một công cụ quan trọng để phân rã phạm vi dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý và kiểm soát hơn. WBS giúp đảm bảo rằng tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án đều được xác định và phân công.

Đánh giá ngang hàng (Peer Review) là một hoạt động thuộc về Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance - QA). QA tập trung vào việc xây dựng quy trình và hệ thống để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Đánh giá ngang hàng là một phương pháp QA, trong đó công việc của một người được xem xét bởi một hoặc nhiều đồng nghiệp để phát hiện lỗi và cải thiện chất lượng trước khi sản phẩm được hoàn thành.

Biểu đồ trách nhiệm (RAM) là một công cụ quan trọng để xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án đối với từng công việc cụ thể. Nó giúp tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót trách nhiệm, đảm bảo mọi công việc đều có người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Bài học kinh nghiệm (Lessons Learned) là những kiến thức, kinh nghiệm tích lũy được trong quá trình thực hiện dự án, bao gồm cả thành công và thất bại. Mặc dù việc thu thập bài học kinh nghiệm có thể diễn ra trong suốt dự án, nhưng việc tổng hợp, phân tích và ghi lại chính thức thường được thực hiện chủ yếu ở giai đoạn kết thúc dự án và sau khi dự án kết thúc. Mục đích là để cải thiện hiệu suất cho các dự án tương lai.

Phân tích định lượng rủi ro sử dụng các kỹ thuật số liệu và thống kê để đánh giá xác suất và tác động của rủi ro, thường biểu diễn bằng các giá trị số (ví dụ: giá trị tiền tệ, phần trăm). Phân tích định tính rủi ro sử dụng các phương pháp đánh giá chủ quan, kinh nghiệm và phán đoán để phân loại và ưu tiên rủi ro, thường sử dụng thang đo mô tả (ví dụ: cao, trung bình, thấp). Điểm khác biệt chính là tính chất định lượng (số liệu) so với định tính (chủ quan).

Giai đoạn Khởi tạo dự án là giai đoạn đầu tiên, có mục tiêu chính là xác định sự cần thiết của dự án, làm rõ các mục tiêu dự án, phạm vi dự án ở mức tổng quan, xác định các bên liên quan chính và phê duyệt dự án để chính thức bắt đầu.

Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram) hay biểu đồ Ishikawa là một công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ hiệu quả. Nó giúp xác định và phân loại các nguyên nhân tiềm ẩn gây ra một vấn đề hoặc sự cố cụ thể, thường được sử dụng trong quản lý chất lượng để cải tiến quy trình và sản phẩm.

Tuyên bố phạm vi dự án (Project Scope Statement) là tài liệu mô tả chi tiết phạm vi của dự án, bao gồm mô tả sản phẩm, tiêu chí nghiệm thu, các giới hạn và loại trừ, các giả định và ràng buộc. Loại hợp đồng sử dụng cho dự án là một quyết định về mặt quản lý và tài chính, không phải là một phần của định nghĩa phạm vi dự án.

Chiến lược `Chấp nhận rủi ro` (Accept Risk) là phù hợp khi phân tích cho thấy chi phí để ứng phó với rủi ro (ví dụ: giảm thiểu, né tránh, chuyển giao) lớn hơn lợi ích mà việc ứng phó đó mang lại. Trong trường hợp này, dự án quyết định chấp nhận rủi ro và các hậu quả tiềm ẩn của nó, thay vì đầu tư nguồn lực để ứng phó.

Sơ đồ mạng dự án (ví dụ như sơ đồ CPM, PERT) là công cụ quan trọng trong quản lý tiến độ dự án. Nó giúp trực quan hóa các công việc, mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng, và xác định đường găng (critical path) để quản lý thời gian hiệu quả.

Kiểm soát chất lượng (Quality Control - QC) là quá trình tập trung vào việc giám sát và ghi lại kết quả thực hiện các hoạt động chất lượng để đánh giá hiệu suất và đề xuất các thay đổi cần thiết. Mục tiêu chính là phát hiện ra các lỗi hoặc sai sót đã xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và thực hiện các hành động khắc phục để sửa chữa chúng.

Ma trận quyền lực/quan tâm (Power/Interest Grid) là một công cụ phân tích các bên liên quan. Nó giúp phân loại các bên liên quan dựa trên hai tiêu chí: Quyền lực (Power) mà họ có đối với dự án và Mức độ quan tâm (Interest) của họ đối với dự án. Việc phân loại này giúp xác định chiến lược quản lý và tương tác phù hợp với từng nhóm bên liên quan.

Agile nhấn mạnh sự linh hoạt, thích ứng và phản hồi nhanh chóng với thay đổi. Trái ngược với Waterfall, Agile chấp nhận và khuyến khích thay đổi yêu cầu trong quá trình phát triển, tập trung vào việc cung cấp giá trị liên tục và thường xuyên cho khách hàng thông qua các vòng lặp ngắn (sprints).

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là công cụ phân tích chiến lược, thường được sử dụng trong giai đoạn khởi tạo hoặc lập kế hoạch dự án để đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài dự án, chứ không phải là kỹ thuật ước tính chi phí. Ba lựa chọn còn lại (ước tính tương tự, tham số, từ dưới lên) đều là các kỹ thuật ước tính chi phí phổ biến.

Ngân sách dự phòng (Contingency Budget) là một phần ngân sách được dành riêng để đối phó với các rủi ro đã được xác định và có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Nó được sử dụng để trang trải các chi phí phát sinh không lường trước do các sự kiện rủi ro gây ra, giúp dự án không bị đình trệ hoặc vượt quá ngân sách do rủi ro.

Kế hoạch truyền thông dự án xác định cách thức và thời điểm thông tin dự án sẽ được truyền đạt đến các bên liên quan. Nó bao gồm các yếu tố như nhu cầu truyền thông, phương pháp, tần suất, nội dung thông tin, và người chịu trách nhiệm truyền thông. Phân tích SWOT là một công cụ phân tích chiến lược tổng quan, không phải là một phần của kế hoạch truyền thông cụ thể.

Báo cáo tình trạng dự án tập trung vào các khía cạnh liên quan đến tiến độ, hiệu suất, vấn đề, rủi ro và các thay đổi dự án. Thông tin về đời tư cá nhân của thành viên dự án không liên quan và không nên được đưa vào báo cáo tình trạng dự án.