1. Khi soạn thư phản hồi thắc mắc của khách hàng, điều gì quan trọng nhất cần đảm bảo?
A. Phản hồi nhanh chóng ngay cả khi chưa có câu trả lời đầy đủ.
B. Đưa ra câu trả lời đầy đủ, chính xác và dễ hiểu.
C. Tránh trả lời trực tiếp vào vấn đề khách hàng hỏi.
D. Chỉ trả lời khi có thời gian.
2. Trong cấu trúc thư tín thương mại, phần nào KHÔNG bắt buộc phải có?
A. Địa chỉ người gửi.
B. Ngày tháng.
C. Lời chào.
D. Thông tin người gửi đính kèm (Enclosures).
3. Điều gì thể hiện tính 'chính xác′ trong thư tín thương mại?
A. Sử dụng ngôn ngữ hoa mỹ, trau chuốt.
B. Thông tin cung cấp phải đúng sự thật, không gây hiểu lầm.
C. Thư được trình bày trên giấy chất lượng cao.
D. Thư được gửi đi đúng thời hạn cam kết.
4. Khi nhận được thư hỏi hàng, doanh nghiệp cần phản hồi trong thời gian nào là hợp lý nhất?
A. Càng sớm càng tốt để thể hiện sự chuyên nghiệp và không bỏ lỡ cơ hội.
B. Sau khi đã tìm hiểu kỹ về đối thủ cạnh tranh của khách hàng.
C. Chỉ phản hồi khi có thời gian rảnh rỗi.
D. Không cần phản hồi nếu không có ý định hợp tác.
5. Khi viết thư yêu cầu báo giá, thông tin nào sau đây là quan trọng nhất cần cung cấp?
A. Lịch sử giao dịch trước đây với nhà cung cấp.
B. Số lượng, chủng loại và thông số kỹ thuật của hàng hóa∕dịch vụ cần báo giá.
C. Mức giá mong muốn của người mua.
D. Thông tin về đối thủ cạnh tranh của nhà cung cấp.
6. Điều gì thể hiện tính 'đầy đủ' trong thư tín thương mại?
A. Thư phải được viết trên nhiều trang giấy.
B. Cung cấp tất cả thông tin cần thiết để người nhận hiểu rõ vấn đề và có thể hành động.
C. Sử dụng nhiều từ ngữ chuyên ngành.
D. Đính kèm nhiều tài liệu không liên quan.
7. Trong thư tín thương mại, 'phần tái bút′ (P.S.) nên được sử dụng khi nào?
A. Để nhắc lại nội dung chính của thư.
B. Để thêm thông tin bổ sung quan trọng nhưng bị bỏ quên trong nội dung chính.
C. Để kéo dài thư và thể hiện sự nhiệt tình.
D. Để thay thế cho phần kết luận thư.
8. Trong trường hợp cần truyền đạt thông tin khẩn cấp, phương thức thư tín thương mại nào là phù hợp nhất?
A. Thư bưu điện thông thường.
B. Email hoặc điện thoại.
C. Fax.
D. Thư tay.
9. Trong thư tín thương mại, việc 'trình bày rõ ràng′ có ý nghĩa gì?
A. Sử dụng phông chữ lớn và màu sắc nổi bật.
B. Bố cục hợp lý, dễ đọc, phân đoạn mạch lạc, sử dụng dấu chấm câu đúng.
C. Viết thư trên giấy có chất liệu tốt.
D. Sử dụng ngôn ngữ phức tạp để thể hiện sự chuyên nghiệp.
10. Loại thư tín thương mại nào thường được sử dụng để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới tới khách hàng tiềm năng?
A. Thư đặt hàng.
B. Thư chào hàng.
C. Thư khiếu nại.
D. Thư xin lỗi.
11. Loại thư tín thương mại nào thường được sử dụng để xác nhận các điều khoản và điều kiện của một thỏa thuận?
A. Thư cảm ơn.
B. Thư xác nhận.
C. Thư thông báo.
D. Thư đề nghị.
12. Khi kết thúc thư tín thương mại, lời chào kết nào thể hiện sự trang trọng và chuyên nghiệp?
A. Thân ái,
B. Trân trọng,
C. Yêu mến,
D. Chúc vui vẻ,
13. Chức năng chính của 'tiêu đề thư' (subject line) trong email thương mại là gì?
A. Cung cấp thông tin liên hệ của người gửi.
B. Tóm tắt nội dung chính của email để người nhận dễ dàng nắm bắt.
C. Thể hiện sự trang trọng và lịch sự.
D. Tạo ấn tượng ban đầu về người gửi.
14. Yếu tố nào sau đây KHÔNG ảnh hưởng đến hiệu quả của thư tín thương mại?
A. Hình thức trình bày và bố cục thư.
B. Ngôn ngữ sử dụng và giọng văn.
C. Màu sắc giấy in thư.
D. Nội dung thông tin truyền đạt.
15. Khi viết thư nhắc nợ, giọng văn nào sau đây là phù hợp nhất?
A. Gay gắt, đe dọa.
B. Lịch sự, nhắc nhở và đề nghị thanh toán.
C. Thờ ơ, không quan tâm đến việc thanh toán.
D. Van xin, cầu khẩn.
16. Khi viết thư phản hồi khiếu nại của khách hàng, thái độ nào sau đây là phù hợp nhất?
A. Thờ ơ, đổ lỗi cho khách hàng.
B. Thông cảm, nhận lỗi và đề xuất giải pháp.
C. Tranh cãi gay gắt để bảo vệ công ty.
D. Hoàn toàn im lặng, không phản hồi.
17. Loại thư tín thương mại nào dùng để thông báo về việc chấp nhận hoặc từ chối một đề nghị kinh doanh?
A. Thư hỏi hàng.
B. Thư trả lời.
C. Thư nhắc nhở thanh toán.
D. Thư xác nhận đơn hàng.
18. Điều gì KHÔNG nên có trong phần 'lời chào′ của thư tín thương mại?
A. Sự trang trọng và lịch sự.
B. Tên người nhận (nếu biết).
C. Cách xưng hô thân mật quá mức với đối tác mới quen.
D. Lời chào chung chung nếu không biết tên người nhận.
19. Sự khác biệt chính giữa thư tín thương mại và thư tín cá nhân là gì?
A. Thư tín thương mại luôn dài hơn thư tín cá nhân.
B. Thư tín thương mại tập trung vào mục đích kinh doanh, sử dụng ngôn ngữ trang trọng, còn thư tín cá nhân mang tính cá nhân và thân mật hơn.
C. Thư tín thương mại chỉ được gửi bằng email, còn thư tín cá nhân chỉ bằng thư giấy.
D. Thư tín thương mại không cần chữ ký, thư tín cá nhân cần chữ ký.
20. Trong thư tín thương mại, phần nào thường chứa thông tin liên hệ của người gửi?
A. Tiêu đề thư.
B. Địa chỉ người gửi.
C. Lời chào.
D. Chữ ký.
21. Mục đích chính của thư tín thương mại là gì?
A. Xây dựng mối quan hệ cá nhân với đối tác.
B. Ghi lại thông tin liên lạc cá nhân của đối tác.
C. Truyền đạt thông tin kinh doanh một cách chính thức và chuyên nghiệp.
D. Quảng bá hình ảnh cá nhân của người gửi.
22. Khi viết thư phàn nàn về dịch vụ, điều gì nên tránh?
A. Nêu rõ vấn đề cụ thể và đưa ra bằng chứng (nếu có).
B. Giữ giọng văn lịch sự dù không hài lòng.
C. Sử dụng ngôn ngữ xúc phạm, thô tục hoặc đe dọa.
D. Đề xuất giải pháp mong muốn.
23. Khi viết thư yêu cầu thanh toán, nên tập trung vào điều gì để đạt hiệu quả tốt nhất?
A. Nhấn mạnh sự tin tưởng và mối quan hệ hợp tác lâu dài.
B. Lịch sử thanh toán chậm trễ của đối tác.
C. Nguy cơ pháp lý nếu không thanh toán.
D. Sự khó khăn tài chính của doanh nghiệp mình.
24. Ưu điểm chính của việc sử dụng mẫu thư (template) trong thư tín thương mại là gì?
A. Tăng tính cá nhân hóa cho thư.
B. Đảm bảo tính nhất quán về hình thức và nội dung, tiết kiệm thời gian soạn thảo.
C. Giảm chi phí in ấn.
D. Thể hiện sự sáng tạo trong văn bản.
25. Trong thư tín thương mại, 'tính xây dựng′ được thể hiện qua điều gì?
A. Chỉ trích gay gắt đối tác.
B. Tập trung vào vấn đề và đề xuất giải pháp tích cực.
C. Lảng tránh vấn đề và không đưa ra ý kiến.
D. Chỉ ra lỗi sai của đối tác mà không có giải pháp.
26. Trong trường hợp nào, thư tín thương mại nên được gửi dưới dạng thư giấy thay vì email?
A. Khi cần gửi thông tin nhanh chóng.
B. Khi nội dung thư mang tính chất pháp lý hoặc cần chữ ký gốc.
C. Khi muốn tiết kiệm chi phí gửi thư.
D. Khi người nhận thích nhận email hơn.
27. Điều gì KHÔNG phải là mục tiêu của thư xin lỗi trong kinh doanh?
A. Thừa nhận sai sót và chịu trách nhiệm.
B. Đổ lỗi cho bên thứ ba hoặc hoàn cảnh khách quan.
C. Khắc phục hậu quả và đề xuất giải pháp.
D. Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác∕khách hàng.
28. Trong thư tín thương mại quốc tế, điều gì cần được đặc biệt chú ý?
A. Sử dụng ngôn ngữ địa phương của người gửi.
B. Hiểu rõ sự khác biệt văn hóa và ngôn ngữ để tránh gây hiểu lầm.
C. Chỉ sử dụng tiếng Anh để đảm bảo tính quốc tế.
D. Bỏ qua các quy tắc về hình thức trình bày thư.
29. Yếu tố nào sau đây KHÔNG phải là nguyên tắc cơ bản của thư tín thương mại hiệu quả?
A. Rõ ràng, dễ hiểu.
B. Ngắn gọn, súc tích.
C. Lan man, dài dòng để thể hiện sự uyên bác.
D. Lịch sự, tôn trọng.
30. Sắp xếp các bước sau theo thứ tự hợp lý trong quy trình xử lý thư đến tại một doanh nghiệp:
A. Phân loại và chuyển thư đến bộ phận liên quan.
B. Mở và kiểm tra thư.
C. Ghi nhận thông tin thư đến.
D. Xử lý nội dung thư và phản hồi (nếu cần).
A. A - B - C - D
B. B - C - A - D
C. C - B - A - D
D. B - A - C - D
