Đề 1 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản trị dự án

Quản lý phạm vi dự án là nền tảng, tập trung vào việc xác định và kiểm soát những gì thuộc và không thuộc dự án. Nó bao gồm việc lập kế hoạch phạm vi, xác định phạm vi, xác minh phạm vi và kiểm soát phạm vi.

Kiểm toán cấu hình là một đánh giá độc lập để xác định xem các hoạt động quản lý cấu hình có tuân thủ các chính sách, quy trình và kế hoạch quản lý cấu hình đã được định nghĩa hay không, và liệu chúng có hiệu quả hay không.

EVM là một kỹ thuật quản lý hiệu suất dự án tích hợp phạm vi, thời gian và chi phí để đo lường tiến độ và hiệu suất dự án so với kế hoạch ban đầu. Nó cung cấp các chỉ số như SV (Sai lệch tiến độ), CV (Sai lệch chi phí), CPI (Chỉ số hiệu suất chi phí), SPI (Chỉ số hiệu suất tiến độ).

Nguồn lực dự án bao gồm nhân lực, vật tư, thiết bị, ngân sách, và các yếu tố khác cần thiết để thực hiện dự án. Rủi ro là một sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn có thể ảnh hưởng đến dự án, không phải là một loại nguồn lực.

Dự án ảo, với các thành viên làm việc từ xa, thường gặp thách thức lớn nhất trong giao tiếp hiệu quả, xây dựng lòng tin và tinh thần đồng đội. Sự thiếu tương tác trực tiếp có thể gây ra hiểu lầm và khó khăn trong phối hợp công việc.

Giai đoạn đóng dự án nhằm mục đích chính thức kết thúc dự án, bao gồm việc nghiệm thu và bàn giao sản phẩm/dịch vụ dự án, đánh giá kết quả dự án, thu thập bài học kinh nghiệm, giải phóng nguồn lực dự án và hoàn tất các thủ tục hành chính liên quan.

Yêu cầu thay đổi phát sinh khi có bất kỳ sự khác biệt nào so với kế hoạch dự án ban đầu, có thể là về phạm vi, thời gian, chi phí, hoặc các yếu tố khác. Quy trình quản lý thay đổi đảm bảo các thay đổi được đánh giá, phê duyệt và tích hợp vào dự án một cách kiểm soát.

Ma trận truyền thông xác định thông tin nào cần được truyền đạt, ai là người nhận thông tin, ai là người truyền đạt thông tin, phương tiện truyền đạt và tần suất truyền đạt. Nó làm rõ kênh và đối tượng truyền thông trong dự án.

Tam giác Sắt, hay còn gọi là Tam giác Dự án, bao gồm ba ràng buộc chính: Phạm vi, Thời gian và Chi phí. Chất lượng chịu ảnh hưởng bởi ba yếu tố này, nhưng không trực tiếp là một đỉnh của tam giác.

Trong Agile, Sprint là một khoảng thời gian ngắn, lặp đi lặp lại (thường từ 1 đến 4 tuần) mà nhóm phát triển làm việc để hoàn thành một lượng công việc cụ thể và tạo ra một sản phẩm có thể sử dụng được.

Hành động phòng ngừa là các biện pháp được thực hiện để giảm thiểu hoặc loại bỏ khả năng xảy ra các khuyết tật, lỗi hoặc sự không phù hợp trong tương lai. Nó tập trung vào việc ngăn chặn vấn đề trước khi chúng xảy ra, khác với hành động khắc phục (corrective action) là xử lý các vấn đề đã xảy ra.

Quản lý các bên liên quan dự án nhằm mục đích xác định, phân tích và quản lý kỳ vọng và mức độ tham gia của các bên liên quan để đảm bảo sự hỗ trợ và hài lòng của họ, từ đó góp phần vào sự thành công của dự án.

Đánh giá rủi ro dựa trên xác suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng giúp ưu tiên hóa rủi ro. Rủi ro có xác suất cao và ảnh hưởng lớn cần được ưu tiên xử lý trước.

Sơ đồ Gantt là một biểu đồ thanh ngang thể hiện lịch trình dự án, hiển thị các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng như mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, giúp trực quan hóa tiến độ dự án.

Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu toàn diện bao gồm nhiều kế hoạch phụ trợ như kế hoạch quản lý phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro, truyền thông, v.v. Báo cáo tiến độ dự án hàng tuần là một sản phẩm đầu ra trong quá trình thực hiện dự án, không phải là thành phần của kế hoạch quản lý dự án.

Các phong cách lãnh đạo phổ biến trong quản lý dự án bao gồm độc đoán, dân chủ, ủy quyền, phục vụ, chuyển đổi, v.v. `Lãnh đạo lười biếng` không phải là một phong cách lãnh đạo được công nhận hoặc khuyến khích trong quản lý dự án.

Agile nổi bật với tính linh hoạt và khả năng thích ứng cao với các yêu cầu thay đổi trong suốt dự án. Waterfall là phương pháp tuần tự, ít linh hoạt hơn khi có thay đổi xảy ra sau khi giai đoạn trước đã hoàn thành.

Cân bằng nguồn lực là một kỹ thuật được sử dụng để điều chỉnh lịch trình dự án nhằm giải quyết tình trạng sử dụng quá mức hoặc không đủ nguồn lực trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu là làm cho nhu cầu sử dụng nguồn lực ổn định hơn, tránh biến động lớn.

CPM là một kỹ thuật lập lịch dự án tập trung vào việc xác định đường găng, chuỗi các hoạt động quyết định thời gian hoàn thành dự án sớm nhất có thể. Mục tiêu chính là quản lý thời gian.

Kiểm soát chất lượng là quá trình giám sát và ghi lại kết quả thực hiện các hoạt động chất lượng để đánh giá hiệu suất và khuyến nghị các thay đổi cần thiết. Nó tập trung vào việc phát hiện và khắc phục các lỗi hoặc sai sót đã xảy ra trong dự án.

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là một công cụ quản lý trách nhiệm, giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong các công việc và quyết định của dự án.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là một công cụ chiến lược được sử dụng để đánh giá các yếu tố bên trong (điểm mạnh, điểm yếu) và bên ngoài (cơ hội, thách thức) có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc tổ chức.

Giải quyết xung đột là một kỹ năng quan trọng của người quản lý dự án. Xung đột có thể phát sinh bất cứ khi nào trong dự án và giữa bất kỳ thành viên nhóm hoặc bên liên quan nào. Người quản lý dự án cần giải quyết xung đột một cách kịp thời và hiệu quả để duy trì môi trường làm việc tích cực và đảm bảo tiến độ dự án.

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm tổng thể cho sự thành công của dự án, bao gồm lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và đóng dự án để đạt được mục tiêu đề ra.

Dự phòng rủi ro là một phần ngân sách dự phòng được thiết lập để đối phó với các rủi ro đã được xác định trong quá trình lập kế hoạch dự án. Nó được sử dụng khi các rủi ro này thực sự xảy ra và gây ra chi phí phát sinh.

Sơ đồ Gantt, CPM, và PERT chart là các công cụ phổ biến trong quản lý thời gian dự án để lập lịch, theo dõi và kiểm soát tiến độ. Ma trận RACI được sử dụng để quản lý vai trò và trách nhiệm, không liên quan trực tiếp đến quản lý thời gian.

WBS là một công cụ quan trọng trong quản lý phạm vi, nó phân chia công việc dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ quản lý, lập kế hoạch, ước tính và kiểm soát hơn. Nó có cấu trúc phân cấp, từ mục tiêu dự án tổng thể xuống các nhiệm vụ cụ thể.

Vòng đời dự án thường bao gồm Khởi đầu, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát & Kiểm soát, và Đóng dự án. Marketing dự án không phải là một giai đoạn chính thức trong vòng đời quản lý dự án, mặc dù hoạt động marketing có thể liên quan đến dự án.

Các loại hợp đồng dự án phổ biến bao gồm hợp đồng trọn gói, hợp đồng chi phí cộng phí, và hợp đồng thời gian và vật tư. Hợp đồng miệng, mặc dù có thể tồn tại trong một số trường hợp, nhưng không được khuyến khích và ít phổ biến trong các dự án chuyên nghiệp do tính pháp lý và rủi ro cao.

Sổ đăng ký rủi ro là một tài liệu trung tâm trong quản lý rủi ro, chứa thông tin chi tiết về các rủi ro đã được xác định, bao gồm mô tả rủi ro, phân tích, kế hoạch ứng phó, chủ sở hữu rủi ro, trạng thái và lịch sử của từng rủi ro.