Đề 14 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản trị học

Các chức năng cơ bản của quản trị thường được biết đến là Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo và Kiểm soát. Marketing là một chức năng quan trọng của doanh nghiệp nhưng không nằm trong nhóm chức năng quản trị cốt lõi.

Mintzberg chia vai trò quản trị thành 3 nhóm lớn: Quan hệ con người, Thông tin và Quyết định. Vai trò `Người đại diện` (Figurehead), thể hiện trách nhiệm mang tính nghi lễ và biểu tượng của nhà quản trị, thuộc nhóm vai trò Quan hệ con người.

Giao tiếp quyết đoán (assertive communication) là phong cách giao tiếp hiệu quả, thể hiện sự tự tin, tôn trọng người khác nhưng vẫn bảo vệ được quyền lợi và quan điểm của bản thân một cách rõ ràng và phù hợp.

Chiến lược `Thỏa hiệp` (compromising) là cách tiếp cận trung dung trong quản trị xung đột, các bên nhượng bộ một phần để đạt được một thỏa thuận chấp nhận được cho cả hai. Nó thường phù hợp khi vấn đề không quá quan trọng và mục tiêu là giải quyết xung đột một cách nhanh chóng, công bằng ở mức độ nhất định.

Ma trận Quyền lực - Quan tâm (Power-Interest Matrix) là công cụ phân tích các bên liên quan dự án, giúp phân loại các bên dựa trên mức độ quyền lực và mức độ quan tâm của họ đối với dự án, từ đó xác định chiến lược quản lý và giao tiếp phù hợp với từng nhóm.

Kỹ năng mềm (soft skills) là các kỹ năng liên quan đến con người, giao tiếp, tư duy và cảm xúc, rất quan trọng đối với nhà quản trị. Kỹ năng lập trình máy tính là kỹ năng kỹ thuật (hard skill), không thuộc nhóm kỹ năng mềm quản trị cốt lõi.

Dự báo định tính (qualitative forecasting) sử dụng ý kiến chuyên gia, kinh nghiệm và trực giác để đưa ra dự đoán, thường áp dụng khi dữ liệu lịch sử hạn chế hoặc không đáng tin cậy, khác với các phương pháp định lượng dựa trên phân tích dữ liệu số.

Kiểm soát trước (feedforward control) là loại kiểm soát chủ động, tập trung vào việc dự đoán và ngăn chặn các vấn đề có thể phát sinh trong tương lai bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn, quy trình và nguồn lực phù hợp ngay từ đầu.

WBS (Work Breakdown Structure) là cấu trúc phân chia công việc, một công cụ quan trọng trong quản trị dự án giúp chia nhỏ phạm vi dự án thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý và phân công công việc hiệu quả hơn.

Kế hoạch chiến lược (strategic plan) định hướng mục tiêu và đường lối phát triển dài hạn của toàn bộ tổ chức, có phạm vi rộng nhất và thời gian thực hiện dài nhất (thường từ 3-5 năm trở lên), khác với các kế hoạch tác nghiệp, chức năng hay ngắn hạn.

Just-in-Time (JIT) là hệ thống quản lý sản xuất và tồn kho, mục tiêu là sản xuất và cung cấp hàng hóa, dịch vụ đúng thời điểm cần thiết, với số lượng vừa đủ, giảm thiểu lãng phí và chi phí tồn kho.

Trong mô hình SMART, `Measurable` (Có thể đo lường được) là yếu tố quan trọng, đảm bảo mục tiêu được định lượng hóa bằng các chỉ số cụ thể, giúp theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành một cách khách quan.

Môi trường vi mô (microenvironment) bao gồm các yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp như đối thủ, nhà cung cấp, khách hàng. Lạm phát là yếu tố thuộc môi trường vĩ mô (macroenvironment), ảnh hưởng rộng lớn đến toàn bộ nền kinh tế.

Lãnh đạo độc đoán (hay chuyên quyền) thường đưa ra quyết định đơn phương, kiểm soát chặt chẽ và ít chú trọng đến nhu cầu, ý kiến của nhân viên, tập trung chủ yếu vào việc hoàn thành nhiệm vụ.

Nguyên tắc `Thống nhất chỉ huy` của Fayol tập trung vào việc tránh sự chồng chéo và mâu thuẫn trong chỉ đạo, đảm bảo mỗi nhân viên chỉ chịu trách nhiệm trước một người quản lý trực tiếp.

Rào cản văn hóa trong giao tiếp (cultural communication barriers) phát sinh từ sự khác biệt về giá trị, niềm tin, ngôn ngữ, phong tục tập quán giữa các nền văn hóa. Việc hiểu sai ý nghĩa thông điệp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ, biểu cảm) là một ví dụ điển hình.

Quyền lực thông tin/nguồn lực (informational/resource power) xuất phát từ việc nắm giữ và kiểm soát thông tin quan trọng, bí mật hoặc các nguồn lực khan hiếm mà người khác cần đến, tạo ra sự phụ thuộc và ảnh hưởng.

Kháng cự thay đổi (resistance to change) là phản ứng tự nhiên của con người khi đối mặt với sự thay đổi, thường bắt nguồn từ tâm lý sợ hãi sự không chắc chắn, lo lắng về những điều chưa biết, mất kiểm soát và ảnh hưởng tiêu cực đến vị trí hoặc quyền lợi cá nhân.

Phân quyền (decentralization) là nguyên tắc quản trị tổ chức, theo đó quyền lực ra quyết định được phân tán từ cấp quản lý cao nhất xuống các cấp thấp hơn trong tổ chức, tăng tính chủ động và linh hoạt cho các bộ phận.

Tháp nhu cầu Maslow trình bày 5 cấp bậc nhu cầu, bắt đầu từ nhu cầu sinh lý cơ bản nhất (ăn, uống, ngủ, nghỉ), sau đó đến nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu được tôn trọng và cuối cùng là nhu cầu thể hiện bản thân.

Vòng tròn Deming (PDCA cycle) là mô hình cải tiến liên tục trong TQM, bao gồm 4 giai đoạn: Plan (Hoạch định), Do (Thực hiện), Check (Kiểm tra) và Act (Cải tiến/Điều chỉnh), lặp đi lặp lại để nâng cao chất lượng.

Mô hình SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức) là công cụ phân tích môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức, giúp xác định các yếu tố quan trọng để hình thành chiến lược phù hợp.

Kỹ thuật nhóm danh nghĩa (Nominal Group Technique) là phương pháp ra quyết định theo nhóm, trong đó các thành viên ban đầu làm việc độc lập để tạo ra ý tưởng, sau đó mới chia sẻ và thảo luận chung, giúp hạn chế ảnh hưởng của nhóm và khuyến khích sự đóng góp từ mọi thành viên.

Hội nhập văn hóa (integration) là chiến lược quản lý đa dạng văn hóa hiệu quả, hướng đến việc tạo ra một nền văn hóa tổ chức chung, trong đó các giá trị và chuẩn mực tích cực từ các nền văn hóa khác nhau được kết hợp và tôn trọng.

Bước `So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn` trong quy trình kiểm soát giúp đánh giá mức độ khác biệt giữa kết quả đạt được và mục tiêu đề ra. Từ đó, nhà quản trị có thể xác định mức độ nghiêm trọng của sai lệch và cần thiết phải có hành động điều chỉnh hay không.

Thuyết hai yếu tố của Herzberg chia các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng và động lực làm việc thành hai nhóm: yếu tố duy trì (hygiene factors - ngăn chặn sự bất mãn) và yếu tố động viên (motivators - tạo ra sự hài lòng và động lực). `Công việc thách thức` thuộc nhóm yếu tố động viên, có khả năng thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.

Cơ cấu ma trận (matrix structure) có ưu điểm là linh hoạt và phối hợp tốt giữa các dự án và chức năng, nhưng nhược điểm chính là tạo ra tình trạng `hai thủ trưởng` (báo cáo cho cả quản lý chức năng và quản lý dự án), dễ gây ra sự mơ hồ về quyền lực, trách nhiệm và xung đột.

Đánh giá rủi ro thường dựa trên hai yếu tố: khả năng xảy ra (probability) và mức độ ảnh hưởng (impact). Kết hợp hai yếu tố này giúp xác định mức độ nghiêm trọng của rủi ro và từ đó ưu tiên các biện pháp xử lý phù hợp.

Mô hình lưới quản trị của Blake và Mouton xác định 5 phong cách lãnh đạo dựa trên hai trục: quan tâm đến con người và quan tâm đến nhiệm vụ. Phong cách `Lãnh đạo Nhóm` (Team Management) thể hiện sự quan tâm cao đến cả hai yếu tố này, được coi là phong cách lãnh đạo hiệu quả nhất.

Cơ cấu đơn vị sản phẩm/chi nhánh (divisional structure) cho phép phân chia tổ chức thành các đơn vị tự chủ, mỗi đơn vị tập trung vào một sản phẩm, dịch vụ hoặc khu vực thị trường cụ thể, phù hợp với doanh nghiệp đa dạng hóa và quy mô lớn.