Đề 2 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản trị dự án

Văn hóa dự án đề cập đến tập hợp các giá trị, niềm tin, chuẩn mực, thái độ và hành vi được chia sẻ bởi các thành viên trong đội dự án. Nó ảnh hưởng đến cách đội dự án làm việc, giao tiếp, giải quyết vấn đề và tương tác với nhau, cũng như với các bên liên quan bên ngoài. Văn hóa dự án có thể tác động lớn đến hiệu suất và thành công của dự án.

Agile thích hợp cho các dự án phức tạp, có tính thay đổi cao, đặc biệt trong phát triển phần mềm, nơi yêu cầu có thể phát triển và thay đổi liên tục trong suốt dự án. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh là ưu điểm của Agile trong môi trường này.

Hợp đồng trọn gói (fixed-price contract) quy định một mức giá cố định cho toàn bộ dự án hoặc gói công việc. Trong loại hợp đồng này, nhà thầu chịu trách nhiệm hoàn thành công việc trong phạm vi và mức giá đã thỏa thuận, do đó họ chịu rủi ro chi phí lớn nhất nếu chi phí thực tế vượt quá giá hợp đồng.

WBS là công cụ phân rã phạm vi dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Nó đặc biệt hữu ích trong các dự án lớn, phức tạp vì giúp chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ, dễ lập kế hoạch, phân công, theo dõi và kiểm soát hơn. Với dự án nhỏ, WBS có thể không cần thiết hoặc đơn giản hơn.

Quản lý dự án tập trung vào việc quản lý một dự án cụ thể, có mục tiêu, thời gian và nguồn lực xác định. Quản lý chương trình lại quản lý một nhóm các dự án liên quan với nhau, phối hợp để đạt được lợi ích chiến lược lớn hơn mà từng dự án riêng lẻ không thể đạt được.

PRINCE2 là một phương pháp quản lý dự án theo quy trình, có cấu trúc rõ ràng, tập trung vào quản lý dự án theo giai đoạn, có kiểm soát và hướng đến kinh doanh. Nó nhấn mạnh việc xác định rõ ràng vai trò, trách nhiệm, quy trình quản lý và kiểm soát dự án chặt chẽ từ đầu đến cuối, đảm bảo dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Cuộc họp khởi động dự án (kick-off meeting) là cuộc họp quan trọng đánh dấu sự bắt đầu chính thức của dự án. Nó nên được tổ chức sau khi dự án đã được phê duyệt và trước khi đội dự án bắt đầu lập kế hoạch chi tiết. Mục đích là để thông báo về dự án, giới thiệu các bên liên quan, xác nhận mục tiêu và phạm vi dự án, và tạo sự đồng thuận và cam kết từ các thành viên dự án.

Đảm bảo chất lượng (QA) là quá trình tập trung vào việc xây dựng và tuân thủ các quy trình, tiêu chuẩn và phương pháp làm việc tốt nhất để ngăn ngừa lỗi xảy ra ngay từ đầu. QA mang tính chủ động, hướng đến phòng ngừa, khác với kiểm soát chất lượng (QC) mang tính phản ứng, hướng đến phát hiện và sửa chữa lỗi sau khi chúng đã xảy ra.

Phản ứng né tránh rủi ro là một chiến lược ứng phó rủi ro bằng cách thực hiện các hành động để loại bỏ hoàn toàn rủi ro hoặc bảo vệ dự án khỏi tác động của rủi ro đó. Điều này thường liên quan đến việc thay đổi kế hoạch, phạm vi hoặc phương pháp thực hiện dự án để tránh nguồn gốc gây ra rủi ro.

Sprint là đơn vị thời gian cơ bản trong Scrum (một framework Agile). Nó là một khoảng thời gian ngắn, cố định (thường từ 1-4 tuần) trong đó đội dự án làm việc để hoàn thành một tập hợp các công việc cụ thể và tạo ra một sản phẩm gia tăng có giá trị. Các Sprint lặp đi lặp lại cho đến khi dự án hoàn thành.

Stakeholder là một khái niệm rộng, bao gồm tất cả các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có lợi ích, quyền lợi hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, hoặc có thể gây ảnh hưởng đến dự án. Điều này bao gồm cả thành viên dự án, khách hàng, nhà cung cấp, cộng đồng, chính phủ, v.v.

EVM là phương pháp đo lường hiệu suất dự án bằng cách so sánh ba giá trị: Giá trị kế hoạch (Planned Value - PV), Giá trị đạt được (Earned Value - EV), và Chi phí thực tế (Actual Cost - AC). Dựa trên sự so sánh này, người quản lý dự án có thể đánh giá tiến độ và chi phí dự án so với kế hoạch.

Truyền thông hiệu quả trong dự án không chỉ là truyền thông nhiều hay thường xuyên, mà quan trọng là phải đảm bảo thông tin được truyền tải đến đúng đối tượng cần nhận, vào đúng thời điểm họ cần, và bằng hình thức phù hợp với nội dung và đối tượng nhận tin. Điều này giúp đảm bảo thông tin được hiểu đúng và hành động kịp thời.

Tam giác dự án, còn gọi là `Iron Triangle` hoặc `Triple Constraints`, nhấn mạnh sự phụ thuộc lẫn nhau và cần cân bằng giữa ba yếu tố: phạm vi (scope), thời gian (time), và chi phí (cost/budget). Thay đổi một yếu tố sẽ ảnh hưởng đến ít nhất một trong hai yếu tố còn lại.

Quản lý dự án Lean, xuất phát từ nguyên tắc sản xuất tinh gọn, tập trung vào việc loại bỏ mọi hình thức lãng phí trong dự án (thời gian, nguồn lực, công sức,...) và tối ưu hóa giá trị mang lại cho khách hàng. Mục tiêu là làm ít hơn nhưng tạo ra nhiều giá trị hơn, hiệu quả hơn.

CPM là kỹ thuật xác định đường găng (critical path) trong dự án, là chuỗi các công việc liên tiếp quyết định thời gian hoàn thành dự án. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong công việc trên đường găng đều ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. CPM giúp tập trung quản lý vào các công việc quan trọng này để đảm bảo dự án đúng tiến độ.

Dự án ảo, với các thành viên làm việc ở các địa điểm khác nhau, thường gặp thách thức lớn nhất trong việc duy trì giao tiếp hiệu quả và xây dựng tinh thần đồng đội. Sự thiếu tương tác trực tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm, giảm gắn kết và khó khăn trong việc xây dựng lòng tin và sự hợp tác.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là công cụ phân tích chiến lược, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của dự án. Nó hữu ích trong giai đoạn khởi động để đánh giá tính khả thi và xác định chiến lược dự án, và tiếp tục được sử dụng trong giai đoạn lập kế hoạch để xây dựng kế hoạch chi tiết. SWOT có thể được sử dụng linh hoạt trong suốt dự án để đánh giá tình hình và điều chỉnh kế hoạch.

Baseline là kế hoạch ban đầu đã được phê duyệt cho phạm vi, thời gian và chi phí của dự án. Nó được sử dụng làm chuẩn để so sánh và đo lường hiệu suất dự án trong quá trình thực hiện. Bất kỳ sự thay đổi nào so với baseline đều cần được quản lý thông qua quy trình kiểm soát thay đổi.

Phân tích độ nhạy (sensitivity analysis) là kỹ thuật để đánh giá mức độ ảnh hưởng của sự thay đổi của một biến số đầu vào (ví dụ: chi phí nhân công, thời gian thực hiện một công việc) đến một biến số đầu ra (ví dụ: tổng chi phí dự án, thời gian hoàn thành dự án). Nó giúp xác định yếu tố nào có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả dự án, từ đó tập trung quản lý và kiểm soát các yếu tố quan trọng này.

Vòng đời quản lý dự án điển hình thường bao gồm các giai đoạn: Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát & Kiểm soát và Kết thúc. Giai đoạn `Bán hàng` không nằm trong vòng đời quản lý dự án mà thường là một hoạt động kinh doanh diễn ra trước khi dự án được khởi động.

Giai đoạn khởi động dự án là giai đoạn đầu tiên, mục tiêu chính là để xác định xem dự án có khả thi và đáng để thực hiện hay không. Trong giai đoạn này, dự án được định nghĩa ở mức tổng quan, mục tiêu và phạm vi được xác định, và dự án được phê duyệt để tiếp tục sang các giai đoạn tiếp theo.

Nguyên tắc Pareto (80/20) cho rằng khoảng 80% kết quả thường đến từ 20% nguyên nhân. Trong quản lý dự án, phân tích Pareto có thể được sử dụng để xác định và ưu tiên giải quyết 20% nguyên nhân gốc rễ gây ra phần lớn vấn đề (80%) hoặc tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất để đạt được 80% kết quả mong muốn.

Ma trận xác suất - tác động là công cụ để đánh giá mức độ nghiêm trọng của rủi ro bằng cách kết hợp xác suất xảy ra và tác động tiềm tàng của rủi ro đó. Nó giúp ưu tiên rủi ro để có biện pháp ứng phó phù hợp, tập trung vào các rủi ro có khả năng xảy ra cao và gây hậu quả lớn.

Kiểm soát thay đổi là quá trình quản lý các thay đổi đối với dự án một cách có hệ thống. Mục đích không phải là ngăn chặn thay đổi, mà là đảm bảo mọi thay đổi được ghi nhận, đánh giá tác động, phê duyệt bởi người có thẩm quyền và được tích hợp vào kế hoạch dự án một cách kiểm soát, tránh các thay đổi không được quản lý gây ra hậu quả tiêu cực.

Leo thang phạm vi là tình trạng phạm vi dự án mở rộng dần dần so với phạm vi đã được phê duyệt ban đầu. Điều này thường xảy ra do các yêu cầu mới được thêm vào dự án trong quá trình thực hiện mà không có sự điều chỉnh về thời gian, chi phí hoặc nguồn lực, dẫn đến dự án có thể vượt quá ngân sách, chậm tiến độ hoặc giảm chất lượng.

Kiểm soát chất lượng là quá trình kiểm tra và đánh giá kết quả công việc đã thực hiện để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Nó tập trung vào việc phát hiện và sửa chữa các lỗi, sai sót sau khi công việc đã hoàn thành, khác với đảm bảo chất lượng (Quality Assurance) tập trung vào ngăn ngừa lỗi.

Người bảo trợ dự án là cá nhân hoặc nhóm có quyền hạn cao trong tổ chức, có trách nhiệm cung cấp nguồn lực (tài chính, nhân lực,...) và hỗ trợ, định hướng chiến lược cho dự án. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án được ưu tiên và có đủ điều kiện để thành công.

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là công cụ để làm rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên dự án trong từng công việc hoặc quyết định. Nó giúp đảm bảo mọi công việc đều có người chịu trách nhiệm, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót trách nhiệm.

Gantt chart là biểu đồ thanh ngang thể hiện lịch trình dự án, trong đó mỗi thanh biểu diễn một công việc, vị trí và chiều dài thanh thể hiện thời gian bắt đầu, kết thúc và thời lượng của công việc đó. Nó giúp trực quan hóa tiến độ dự án và theo dõi lịch trình.