Đề 9 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản trị dự án

Scope creep (lạm phát phạm vi) là hiện tượng phạm vi dự án tăng lên một cách không kiểm soát và không được phê duyệt trong quá trình thực hiện. Điều này thường dẫn đến kéo dài thời gian, tăng chi phí và giảm chất lượng dự án.

Phương pháp Waterfall phù hợp hơn khi yêu cầu dự án đã được xác định rõ ràng, ổn định và ít có khả năng thay đổi trong quá trình thực hiện. Ngược lại, Agile phù hợp hơn cho các dự án có yêu cầu linh hoạt và thay đổi.

Kế hoạch quản lý dự án là tài liệu toàn diện mô tả cách thức dự án sẽ được thực hiện, giám sát và kiểm soát. Nó bao gồm các kế hoạch con cho các lĩnh vực kiến thức khác nhau của dự án như phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn lực, giao tiếp, rủi ro, và mua sắm.

Burn-down chart là một công cụ trực quan thường được sử dụng trong Agile và Scrum để theo dõi tiến độ hoàn thành công việc còn lại của dự án (hoặc sprint) theo thời gian. Nó hiển thị xu hướng giảm dần của công việc chưa hoàn thành, giúp dự đoán khả năng hoàn thành dự án đúng hạn.

Cuộc họp khởi động dự án là sự kiện chính thức đánh dấu sự bắt đầu của dự án. Mục đích chính là để thông báo rộng rãi về dự án cho các bên liên quan, thiết lập mục tiêu chung, vai trò và trách nhiệm, và tạo động lực cho nhóm.

Phần mềm quản lý dự án có thể giúp cải thiện hiệu quả quản lý dự án trên nhiều khía cạnh, nhưng việc giảm chi phí dự án trực tiếp không phải là lợi ích chính và trực tiếp. Phần mềm có thể giúp tối ưu hóa nguồn lực và quy trình, nhưng việc giảm chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác.

Ước tính chi phí từ dưới lên là phương pháp chi tiết, bắt đầu bằng việc ước tính chi phí cho từng công việc hoặc gói công việc nhỏ nhất trong WBS, sau đó tổng hợp các ước tính này để có được chi phí tổng thể của dự án.

Bên liên quan dự án là bất kỳ cá nhân, nhóm hoặc tổ chức nào có lợi ích trong dự án hoặc có thể bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án, dù tích cực hay tiêu cực. Điều này bao gồm khách hàng, nhà tài trợ, nhóm dự án, người dùng cuối, nhà cung cấp, cộng đồng, và nhiều đối tượng khác.

Trong hợp đồng chi phí cộng phí, người mua đồng ý thanh toán cho nhà cung cấp tất cả các chi phí thực tế phát sinh cộng thêm một khoản phí lợi nhuận. Do đó, người mua chịu rủi ro chi phí lớn nhất vì chi phí cuối cùng có thể vượt quá dự kiến ban đầu.

Ma trận rủi ro là công cụ được sử dụng để đánh giá mức độ ưu tiên của các rủi ro bằng cách phân tích khả năng xảy ra (probability) và mức độ tác động (impact) của từng rủi ro. Điều này giúp tập trung nguồn lực vào việc quản lý các rủi ro quan trọng nhất.

Một nhóm dự án hiệu quả cần có sự đa dạng về kỹ năng và kinh nghiệm để có thể giải quyết các vấn đề phức tạp và hoàn thành các công việc khác nhau trong dự án. Mặc dù các yếu tố khác có thể quan trọng, nhưng sự đa dạng về kỹ năng là yếu tố cốt lõi.

Quản lý rủi ro là một quá trình liên tục và nên được thực hiện xuyên suốt toàn bộ vòng đời dự án, từ giai đoạn khởi động đến kết thúc, để nhận diện, đánh giá và ứng phó với các rủi ro tiềm ẩn.

Phương pháp Agile nhấn mạnh sự linh hoạt, khả năng thích ứng với thay đổi và phản hồi nhanh chóng từ khách hàng hoặc các bên liên quan, trái ngược với phương pháp Waterfall truyền thống tập trung vào kế hoạch cố định.

Mặc dù kiến thức cơ bản về lĩnh vực dự án là hữu ích, kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu không phải là kỹ năng quan trọng nhất đối với một người quản lý dự án. Các kỹ năng mềm như giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian và tổ chức quan trọng hơn để điều phối và quản lý dự án thành công.

Phong cách lãnh đạo độc đoán, trong đó người lãnh đạo đưa ra quyết định một mình mà không tham khảo ý kiến của nhóm, thường ít hiệu quả trong nhiều tình huống dự án, đặc biệt khi cần sự hợp tác và sáng tạo của nhóm. Các phong cách lãnh đạo khác có thể phù hợp hơn tùy thuộc vào tình huống cụ thể.

Quản lý phạm vi dự án tập trung vào việc xác định và kiểm soát phạm vi công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Mặc dù thời gian là một ràng buộc quan trọng, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn thuộc về quản lý thời gian dự án, không phải phạm vi dự án.

Ba ràng buộc chính của dự án thường được gọi là `bộ ba ràng buộc` hoặc `tam giác dự án` bao gồm thời gian, chi phí và phạm vi. Địa điểm, mặc dù quan trọng trong một số dự án, không phải là một ràng buộc phổ quát như ba yếu tố kia.

Cấu trúc ma trận là loại cấu trúc tổ chức trong đó nhân viên có hai cấp báo cáo: một cho quản lý chức năng (ví dụ: trưởng phòng ban) và một cho quản lý dự án. Điều này tạo ra sự chia sẻ nguồn lực và chuyên môn giữa các dự án và bộ phận chức năng.

Phân tích đường găng (CPM) là một kỹ thuật được sử dụng để xác định đường găng trong lịch trình dự án, tức là chuỗi các công việc phụ thuộc quyết định thời gian hoàn thành dự án sớm nhất. Các công việc trên đường găng không có thời gian trì hoãn (float).

Kiểm soát chất lượng là quá trình đo lường và đánh giá chất lượng của các sản phẩm hoặc dịch vụ dự án để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Nó tập trung vào việc phát hiện và khắc phục các lỗi đã xảy ra.

Giai đoạn kết thúc dự án là giai đoạn cuối cùng của vòng đời dự án. Mục đích chính là chính thức kết thúc dự án, nghiệm thu và bàn giao sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng, hoàn tất các thủ tục hành chính, đánh giá hiệu suất dự án và rút ra các bài học kinh nghiệm cho các dự án sau.

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc), một công cụ quan trọng để phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Vòng đời dự án điển hình thường bao gồm các giai đoạn khởi động, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát & kiểm soát, và kết thúc. Giai đoạn đấu thầu thường diễn ra trước khi dự án chính thức khởi động, trong giai đoạn tiền dự án hoặc xác định dự án.

Các kênh giao tiếp chính thức trong dự án được thiết kế để truyền đạt thông tin một cách có cấu trúc và ghi lại. Tin đồn hành lang là một kênh giao tiếp không chính thức, không đáng tin cậy và có thể gây hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch.

Quản lý nguồn lực dự án nhằm mục đích đảm bảo dự án có sẵn các nguồn lực (nhân lực, vật tư, thiết bị, tài chính) cần thiết để thực hiện các công việc theo kế hoạch, đúng thời điểm và đúng số lượng, nhằm đạt được mục tiêu dự án.

PMBOK xác định các nhóm quy trình quản lý dự án chính bao gồm Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát & Kiểm soát, và Kết thúc. `Đấu thầu dự án` không phải là một quy trình quản lý dự án trong PMBOK mà là một hoạt động thường diễn ra trước giai đoạn khởi động dự án.

Earned Value Management (EVM) là một kỹ thuật quản lý hiệu suất dự án tích hợp, kết hợp phạm vi, chi phí và lịch trình để đánh giá hiệu suất dự án và dự báo kết quả. Nó cung cấp các chỉ số quan trọng như CV (Cost Variance) và SV (Schedule Variance).

Kiểm soát thay đổi là một quá trình quan trọng trong quản lý cấu hình dự án, đảm bảo rằng tất cả các thay đổi đối với phạm vi, kế hoạch, hoặc sản phẩm dự án đều được ghi lại, đánh giá tác động, phê duyệt (hoặc từ chối) một cách chính thức, và được truyền đạt đến các bên liên quan.

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan phổ biến trong quản lý dự án, hiển thị lịch trình dự án, các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng như tiến độ thực tế so với kế hoạch.

Quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát dự án để đạt được các mục tiêu đề ra. Mặc dù các bên liên quan khác cũng đóng vai trò quan trọng, nhưng trách nhiệm cuối cùng thuộc về quản lý dự án.