Đề 3 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản lý dự án

Chiến lược hợp tác (collaborating) hiệu quả khi các bên liên quan sẵn sàng làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu của cả hai bên (`win-win`). Nó thường đòi hỏi thời gian và nguồn lực để thảo luận và tìm kiếm sự đồng thuận, nhưng mang lại giải pháp bền vững và tăng cường mối quan hệ.

Phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả hơn, giúp giảm chi phí, cải thiện giao tiếp, tối ưu hóa kế hoạch và quản lý nguồn lực. Việc `tăng chi phí dự án` không phải là lợi ích mà là một tác động tiêu cực, trái ngược với mục tiêu của phần mềm quản lý dự án.

Project Sponsor là người hoặc nhóm người cấp cao trong tổ chức, có trách nhiệm cung cấp nguồn lực tài chính, nhân lực và sự hỗ trợ cần thiết để dự án thành công. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và thúc đẩy dự án ở cấp quản lý cao nhất.

Dự án được định nghĩa là một nỗ lực tạm thời, có tính độc đáo, nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cụ thể. Các lựa chọn khác mô tả hoạt động thường xuyên, bộ phận chức năng hoặc quy trình sản xuất liên tục, không phải đặc trưng của dự án.

Phương pháp đường găng (CPM) là kỹ thuật quản lý dự án tập trung vào việc lập kế hoạch và kiểm soát thời gian. Nó xác định đường găng - chuỗi các hoạt động quyết định thời gian hoàn thành dự án, giúp quản lý tiến độ hiệu quả.

Giao tiếp hiệu quả trong dự án đòi hỏi việc hiểu rõ nhu cầu thông tin của từng bên liên quan (về loại thông tin, tần suất, hình thức...). Đáp ứng đúng nhu cầu này quan trọng hơn là chỉ sử dụng công nghệ hiện đại, giao tiếp liên tục hoặc tổ chức nhiều cuộc họp mà không đúng mục đích.

Giai đoạn đóng dự án bao gồm các hoạt động chính như hoàn tất bàn giao sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng, thu thập phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan, nghiệm thu dự án, giải phóng nguồn lực, và tổng kết bài học kinh nghiệm.

Trong dự án ảo, các thành viên nhóm làm việc từ xa, không gặp mặt trực tiếp. Thách thức lớn nhất thường là duy trì giao tiếp hiệu quả, xây dựng lòng tin và tinh thần đồng đội, vì thiếu đi sự tương tác trực tiếp có thể gây ra hiểu lầm và giảm sự gắn kết.

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan hóa lịch trình dự án phổ biến, hiển thị các hoạt động theo thời gian trên trục ngang và các nhiệm vụ trên trục dọc. Nó giúp theo dõi tiến độ và quản lý thời gian dự án.

Bài học kinh nghiệm nên được thu thập liên tục trong suốt vòng đời dự án, từ giai đoạn khởi đầu đến kết thúc. Tuy nhiên, việc tổng kết và hệ thống hóa bài học kinh nghiệm thường được nhấn mạnh ở giai đoạn kết thúc dự án để sử dụng cho các dự án tương lai.

Earned Value (EV), hay Giá trị thu được, là một chỉ số trong EVM, đo lường giá trị công việc thực tế đã hoàn thành tính đến thời điểm hiện tại, dựa trên ngân sách ban đầu đã được phê duyệt cho công việc đó. Nó phản ánh hiệu suất công việc thực tế so với kế hoạch.

WBS (Cấu trúc phân chia công việc) là một công cụ quan trọng để phân rã dự án thành các thành phần nhỏ hơn, có cấu trúc phân cấp. Điều này giúp dễ dàng lập kế hoạch, phân công công việc, ước tính chi phí và thời gian, cũng như theo dõi tiến độ.

Trong Agile (đặc biệt là Scrum), Sprint là một khoảng thời gian ngắn, cố định (thường là 2-4 tuần) mà nhóm phát triển làm việc để hoàn thành một lượng công việc cụ thể và tạo ra một phiên bản sản phẩm có thể sử dụng được.

Quản lý cấu hình tập trung vào việc xác định, kiểm soát và duy trì tính toàn vẹn của sản phẩm dự án và các tài liệu liên quan trong suốt vòng đời dự án. Nó đảm bảo rằng các thay đổi được quản lý một cách có kiểm soát và có thể theo dõi được.

Kiểm soát chất lượng là quá trình tập trung vào việc giám sát các kết quả dự án để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Mục tiêu chính là phát hiện và sửa chữa các lỗi hoặc sai lệch đã xảy ra.

Rủi ro thứ cấp là những rủi ro mới phát sinh hoặc trở nên quan trọng do việc thực hiện các biện pháp ứng phó với các rủi ro ban đầu. Ví dụ, việc lựa chọn một nhà cung cấp mới để giảm rủi ro chậm trễ có thể tạo ra rủi ro thứ cấp về chất lượng sản phẩm từ nhà cung cấp mới.

Sự khác biệt cốt lõi giữa Waterfall và Agile nằm ở cách tiếp cận vòng đời dự án. Waterfall là phương pháp tuyến tính, tuần tự, đi qua các giai đoạn rõ ràng. Agile là phương pháp lặp đi lặp lại, linh hoạt, cho phép thích ứng với thay đổi và phản hồi liên tục từ khách hàng.

Sơ đồ mạng dự án (ví dụ: sơ đồ PERT, sơ đồ CPM) là công cụ đồ họa thể hiện các hoạt động dự án và mối quan hệ logic giữa chúng, đặc biệt là sự phụ thuộc và trình tự thực hiện. Nó giúp xác định đường găng và lập lịch trình dự án.

Phát triển nhóm dự án là quá trình cải thiện năng lực, kỹ năng và sự tương tác của các thành viên nhóm hiện tại để nâng cao hiệu suất tổng thể của nhóm. Nó bao gồm các hoạt động đào tạo, huấn luyện, xây dựng đội ngũ, và giải quyết xung đột.

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) là một phương pháp quản lý dự án có cấu trúc, nhấn mạnh vào việc kiểm soát dự án một cách chặt chẽ thông qua các quy trình, giai đoạn và vai trò được xác định rõ ràng. Nó tập trung vào quản lý dự án theo kế hoạch và kiểm soát thay đổi.

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là công cụ được sử dụng để làm rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong dự án đối với từng công việc hoặc quyết định cụ thể.

Ma trận xác suất - tác động là công cụ để đánh giá và phân loại rủi ro. Nó kết hợp xác suất xảy ra của rủi ro và mức độ tác động của nó nếu xảy ra, từ đó giúp ưu tiên các rủi ro cần được xử lý trước.

Ba ràng buộc chính của dự án thường được gọi là `Tam giác ràng buộc` hoặc `Ba đỉnh của dự án` là Phạm vi, Thời gian và Chi phí. Địa điểm có thể quan trọng nhưng không phải là một ràng buộc cốt lõi giống như ba yếu tố trên, nó thường bị ảnh hưởng bởi phạm vi, thời gian và chi phí.

Lập kế hoạch phạm vi dự án tập trung vào việc xác định và mô tả chi tiết tất cả các công việc, sản phẩm và dịch vụ cần thiết để đạt được mục tiêu dự án. Nó đảm bảo dự án thực hiện đúng và đủ các công việc đã được phê duyệt.

Bên liên quan dự án (stakeholder) là một khái niệm rộng, bao gồm bất kỳ ai có lợi ích, quyền lợi hoặc có thể bị ảnh hưởng (tích cực hoặc tiêu cực) bởi dự án, hoặc có khả năng tác động đến dự án. Điều này bao gồm khách hàng, nhà tài trợ, nhóm dự án, quản lý, nhà cung cấp, cộng đồng, và nhiều đối tượng khác.

Vòng đời dự án điển hình bao gồm các giai đoạn Khởi đầu, Lập kế hoạch, Thực hiện, và Kết thúc. `Đấu thầu` là một hoạt động có thể xảy ra trước giai đoạn khởi đầu, trong quá trình lựa chọn dự án hoặc nhà thầu, nhưng không phải là một giai đoạn chính thức trong vòng đời dự án.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là một công cụ chiến lược được sử dụng để đánh giá toàn diện các yếu tố bên trong (điểm mạnh, điểm yếu) và bên ngoài (cơ hội, thách thức) có thể ảnh hưởng đến dự án. Nó giúp đưa ra quyết định và lập kế hoạch dự án hiệu quả hơn.

Các loại báo cáo tiến độ dự án phổ biến bao gồm báo cáo trạng thái, báo cáo xu hướng và báo cáo dự đoán, giúp theo dõi và truyền đạt thông tin về tiến độ dự án. `Báo cáo tài chính cá nhân` không liên quan đến quản lý dự án và không phải là loại báo cáo tiến độ dự án.

Cấu trúc ma trận là loại hình tổ chức dự án mà nhân viên báo cáo cho cả quản lý chức năng (quản lý bộ phận chuyên môn) và quản lý dự án. Điều này tạo ra sự chia sẻ nguồn lực và kỹ năng, nhưng cũng có thể gây ra xung đột về ưu tiên.

Trong hợp đồng chi phí cộng phí (Cost Plus Fee), người mua đồng ý thanh toán cho nhà cung cấp tất cả các chi phí thực tế phát sinh cộng thêm một khoản phí lợi nhuận. Do đó, người mua chịu rủi ro chi phí cao nhất vì chi phí cuối cùng có thể vượt quá dự kiến nếu không được quản lý chặt chẽ.