Đề 10 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản trị dự án

Nhà tài trợ dự án là người chịu trách nhiệm cuối cùng về sự thành công của dự án về mặt kinh doanh. Họ cung cấp nguồn lực, định hướng chiến lược và đảm bảo dự án phù hợp với mục tiêu tổ chức.

Giảm thiểu rủi ro (mitigation) là một chiến lược ứng phó rủi ro nhằm giảm khả năng xảy ra của rủi ro hoặc giảm tác động tiêu cực của rủi ro nếu nó xảy ra. Ví dụ, đào tạo nhân viên để giảm rủi ro sai sót do thiếu kỹ năng.

Brainstorming là một kỹ thuật sáng tạo nhóm được sử dụng để tạo ra một danh sách đầy đủ các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Nó thường được sử dụng trong giai đoạn xác định rủi ro để thu thập ý tưởng từ các thành viên nhóm và bên liên quan.

Bài học kinh nghiệm (Lessons Learned) là những kiến thức, kinh nghiệm rút ra từ quá trình thực hiện dự án, cả thành công và thất bại. Mục đích chính của việc ghi lại và sử dụng bài học kinh nghiệm là để cải thiện hiệu suất và tăng khả năng thành công của các dự án trong tương lai, bằng cách học hỏi từ những kinh nghiệm đã có.

Earned Value Management (EVM) là một kỹ thuật quản lý dự án tích hợp phạm vi, thời gian và chi phí để đo lường hiệu suất dự án. EVM cung cấp các chỉ số quan trọng để theo dõi và kiểm soát chi phí dự án một cách hiệu quả.

Văn hóa tổ chức (giá trị, niềm tin, chuẩn mực) có ảnh hưởng sâu sắc đến cách dự án được lập kế hoạch, thực hiện và quản lý. Một văn hóa hỗ trợ hợp tác, đổi mới và học hỏi sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự thành công của dự án.

Work Breakdown Structure (WBS) là công cụ phân rã công việc, thuộc phạm vi quản lý phạm vi dự án, không phải công cụ lập kế hoạch tiến độ. Gantt Chart, PERT Chart, và CPM là các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý tiến độ.

Giai đoạn kết thúc dự án (Closing Phase) chính thức bắt đầu khi tất cả các mục tiêu dự án đã được hoàn thành, sản phẩm/dịch vụ đã được bàn giao và nghiệm thu bởi khách hàng hoặc bên liên quan. Giai đoạn này bao gồm các hoạt động như hoàn thiện hồ sơ, đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực và ăn mừng thành công.

Ma trận quyền lực - lợi ích là công cụ phân tích bên liên quan, giúp phân loại họ dựa trên mức độ quyền lực (khả năng ảnh hưởng đến dự án) và mức độ quan tâm (mức độ bị ảnh hưởng hoặc quan tâm đến kết quả dự án). Từ đó, nhà quản lý dự án có thể xây dựng chiến lược quản lý và giao tiếp phù hợp với từng nhóm bên liên quan.

Phong cách lãnh đạo ủy quyền phù hợp khi các thành viên nhóm dự án có đủ năng lực, kinh nghiệm và động lực để tự quản lý công việc của mình. Nhà quản lý dự án sẽ giao quyền và trách nhiệm cho nhóm, tập trung vào việc hỗ trợ và giám sát tổng thể.

Kiểm soát chất lượng (Quality Control) là quá trình kiểm tra và đo lường kết quả dự án (sản phẩm, dịch vụ) để xác nhận rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định. Nó tập trung vào việc phát hiện và sửa chữa các lỗi.

Dự án mang tính tạm thời, có nghĩa là nó có điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định. Dự án không lặp đi lặp lại và thường xuyên như các hoạt động vận hành hàng ngày. Dự án hướng đến việc tạo ra kết quả độc đáo, khác biệt so với các hoạt động thường quy.

Waterfall là phương pháp tuyến tính, tuần tự, phù hợp với dự án mà yêu cầu đã rõ ràng và ít thay đổi. Ngược lại, Agile phù hợp với dự án có yêu cầu linh hoạt và thay đổi.

Tam giác Sắt (hay Tam giác Dự án) bao gồm ba yếu tố chính: Phạm vi (Scope), Thời gian (Time), và Chi phí (Cost). Nhà quản lý dự án cần cân bằng ba yếu tố này để đạt được mục tiêu dự án.

Agile nhấn mạnh sự linh hoạt, khả năng thích ứng với thay đổi, và sự hợp tác chặt chẽ giữa nhóm dự án và khách hàng. Trái ngược với Waterfall, Agile ưu tiên phản hồi nhanh chóng và điều chỉnh kế hoạch liên tục dựa trên tình hình thực tế.

Nguyên tắc `phòng ngừa lỗi` nhấn mạnh việc xây dựng quy trình và tiêu chuẩn chất lượng ngay từ đầu để giảm thiểu khả năng phát sinh lỗi. Điều này hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn so với việc chỉ kiểm tra và sửa lỗi sau khi chúng đã xảy ra.

Ma trận xác suất - tác động là công cụ trực quan giúp đánh giá mức độ nghiêm trọng của rủi ro bằng cách kết hợp xác suất xảy ra và tác động của rủi ro đó. Từ đó, ưu tiên xử lý các rủi ro nghiêm trọng hơn.

Hợp đồng khoán gọn (Lump Sum) hoặc Hợp đồng giá cố định (Fixed Price) chuyển rủi ro chi phí lớn nhất sang cho nhà thầu. Nhà thầu phải hoàn thành công việc với một mức giá cố định, bất kể chi phí thực tế phát sinh là bao nhiêu. Ngược lại, hợp đồng chi phí cộng phí và thời gian và vật liệu chuyển rủi ro chi phí nhiều hơn cho bên mua.

Báo cáo tiến độ dự án được phát hành thường xuyên trong giai đoạn thực hiện và giám sát để theo dõi tiến độ công việc, so sánh với kế hoạch, và thông báo cho các bên liên quan về tình hình dự án.

Sprint là đơn vị thời gian cơ bản trong Scrum và các phương pháp Agile khác. Nó là một khoảng thời gian ngắn (thường từ 1 đến 4 tuần) trong đó nhóm phát triển làm việc để hoàn thành một phần gia tăng của sản phẩm. Các Sprint lặp đi lặp lại cho đến khi sản phẩm hoàn thành.

Chi phí cơ hội là giá trị của cơ hội tốt nhất bị bỏ qua khi đưa ra một quyết định. Trong quản lý dự án, nó thể hiện lợi nhuận hoặc lợi ích tiềm năng mà tổ chức mất đi khi chọn thực hiện dự án này thay vì một dự án khác.

Vòng đời dự án điển hình bao gồm Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm soát & Giám sát, và Kết thúc. `Đấu thầu` là một hoạt động có thể xảy ra trước giai đoạn khởi tạo, hoặc trong giai đoạn mua sắm của dự án, nhưng không phải là một giai đoạn chính của vòng đời dự án.

Kỹ thuật `5 Whys` là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề bằng cách liên tục hỏi `Tại sao?` (thường là 5 lần) cho đến khi xác định được nguyên nhân sâu xa, thay vì chỉ xử lý các triệu chứng bề mặt.

Product Owner là người đại diện cho tiếng nói của khách hàng và các bên liên quan. Họ chịu trách nhiệm xác định, ưu tiên và quản lý Product Backlog (danh sách các yêu cầu sản phẩm) để tối đa hóa giá trị sản phẩm.

Báo cáo tóm tắt điều hành (Executive Summary Report) là loại báo cáo ngắn gọn, tập trung vào các thông tin quan trọng nhất về dự án, dành cho các nhà quản lý cấp cao để họ nắm bắt nhanh chóng tình hình tổng quan và đưa ra quyết định.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là công cụ chiến lược được sử dụng để đánh giá các yếu tố bên trong (điểm mạnh, điểm yếu) và bên ngoài (cơ hội, thách thức) có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc tổ chức.

Sơ đồ mạng dự án (Project Network Diagram) là công cụ lập kế hoạch tiến độ, thể hiện các công việc và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng. Cuộc họp dự án, báo cáo tiến độ, email và công cụ cộng tác trực tuyến là các công cụ được sử dụng để quản lý và thực hiện truyền thông dự án.

Nguồn lực dự án hạn chế (như ngân sách, nhân lực, thời gian) là một nguyên nhân phổ biến gây ra xung đột trong dự án. Các thành viên có thể cạnh tranh để giành nguồn lực, dẫn đến mâu thuẫn và bất đồng.

Lệch phạm vi (scope creep) là tình trạng phạm vi dự án bị mở rộng một cách không kiểm soát, thường do các yêu cầu thay đổi không được quản lý chặt chẽ. Điều này dẫn đến tăng chi phí, kéo dài thời gian và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng dự án.

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là công cụ giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên dự án đối với các công việc cụ thể. Nó giúp tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót trách nhiệm.