Đề 14 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản lý dự án

Sơ đồ Gantt là công cụ quản lý thời gian biểu dự án, thể hiện lịch trình các hoạt động theo thời gian. WBS, Tuyên bố phạm vi dự án, và Thu thập yêu cầu đều là các công cụ liên quan đến quản lý phạm vi dự án.

Kiểm soát chất lượng (Quality Control - QC) là các hoạt động tập trung vào việc kiểm tra và đo lường sản phẩm/dịch vụ để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu chất lượng. Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance - QA) là các hoạt động tập trung vào quy trình, nhằm xây dựng và duy trì quy trình tốt để ngăn ngừa lỗi và đảm bảo chất lượng một cách hệ thống.

Sơ đồ Gantt là biểu đồ thanh ngang thể hiện lịch trình dự án, giúp trực quan hóa tiến độ thực tế so với kế hoạch, dễ dàng nhận biết các hoạt động chậm trễ hoặc vượt tiến độ, và theo dõi tổng quan dự án.

Bài học kinh nghiệm nên được thu thập và ghi lại liên tục trong suốt vòng đời dự án, không chỉ vào cuối dự án. Việc này giúp cải thiện quy trình, tránh lặp lại sai lầm và nâng cao hiệu quả cho các dự án tương lai. Tuy nhiên, việc tổng hợp và chính thức hóa bài học kinh nghiệm thường được thực hiện kỹ lưỡng hơn vào giai đoạn kết thúc dự án.

Hợp đồng trọn gói (Fixed-Price Contract) quy định một mức giá cố định cho toàn bộ dự án. Nhà thầu chịu trách nhiệm hoàn thành dự án trong phạm vi giá đó, và phải chịu toàn bộ rủi ro nếu chi phí thực tế vượt quá giá hợp đồng.

Nhà tài trợ dự án là người hoặc nhóm người cấp cao trong tổ chức, có trách nhiệm cung cấp nguồn lực, hỗ trợ về mặt chiến lược và quyền hạn để dự án thành công. Họ không tham gia vào quản lý dự án hàng ngày.

Kanban là phương pháp quản lý dự án tập trung vào việc trực quan hóa quy trình làm việc, quản lý luồng công việc và giới hạn WIP để cải thiện hiệu quả và giảm thời gian chu kỳ. Nó khác với Scrum ở chỗ không có các Sprint và cuộc họp Scrum cố định.

Truyền thông hiệu quả trong dự án không chỉ là tần suất hay công nghệ, mà quan trọng nhất là phải đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng đối tượng cần nhận, vào thời điểm thích hợp, và sử dụng hình thức truyền thông phù hợp với thông điệp và đối tượng nhận tin.

Rủi ro bên ngoài (External Risks) là loại rủi ro phát sinh từ các yếu tố môi trường bên ngoài dự án, như thay đổi chính sách, biến động thị trường, thiên tai, hoặc các yếu tố kinh tế, xã hội, chính trị khác. Đội dự án thường ít hoặc không có khả năng kiểm soát các rủi ro này.

Lãnh đạo phục vụ là phong cách lãnh đạo mà nhà quản lý dự án đặt nhu cầu và sự phát triển của đội dự án lên hàng đầu, hỗ trợ, trao quyền, và tạo điều kiện để đội dự án đạt được mục tiêu và phát triển bản thân.

Waterfall phù hợp với các dự án có yêu cầu và phạm vi được xác định rõ ràng, ít có khả năng thay đổi, bởi vì nó là phương pháp tuyến tính, tuần tự, khó điều chỉnh khi yêu cầu thay đổi giữa chừng.

Giai đoạn Giám sát và Kiểm soát là giai đoạn quan trọng để đảm bảo dự án đi đúng hướng, bằng cách theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) như tiến độ, chi phí, chất lượng, so sánh với kế hoạch, và thực hiện các hành động khắc phục hoặc điều chỉnh khi có sai lệch.

Kế hoạch ứng phó rủi ro bao gồm các chiến lược chủ động để đối phó với rủi ro, như Giảm thiểu (Mitigate), Né tránh (Avoid), Chuyển giao (Transfer), và Chấp nhận (Accept) rủi ro tiêu cực, cũng như Tận dụng (Exploit), Chia sẻ (Share), Nâng cao (Enhance), và Chấp nhận (Accept) rủi ro tích cực (cơ hội).

Trong Scrum, ba vai trò chính là Scrum Master, Product Owner, và Development Team. Vai trò `Project Manager` thường không được sử dụng trong Scrum, vì trách nhiệm quản lý dự án được phân chia cho các vai trò Scrum và đội tự quản lý.

Sprint Review là một sự kiện Scrum diễn ra vào cuối mỗi Sprint, nơi đội Scrum trình diễn sản phẩm đã hoàn thành (Increment) cho các bên liên quan để nhận phản hồi và đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu và mong đợi.

Phần mềm quản lý dự án giúp tự động hóa nhiều tác vụ, nhưng không thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người. Quản lý dự án vẫn cần sự can thiệp, quyết định và điều hành của con người, đặc biệt trong các tình huống phức tạp hoặc cần đưa ra quyết định chiến lược.

Agile là phương pháp quản lý dự án linh hoạt, ưu tiên sự thích ứng với thay đổi và phản hồi liên tục từ khách hàng, trái ngược với việc cố định theo kế hoạch ban đầu như phương pháp Waterfall.

Scope Creep là hiện tượng phạm vi dự án bị mở rộng dần dần, không kiểm soát, thường do các yêu cầu mới được thêm vào liên tục mà không đánh giá đầy đủ tác động đến thời gian, chi phí và nguồn lực, dẫn đến dự án vượt quá ngân sách và thời gian dự kiến.

Vòng đời dự án điển hình bao gồm các giai đoạn: Khởi động (Initiation), Lập kế hoạch (Planning), Thực hiện (Execution), Giám sát & Kiểm soát (Monitoring & Controlling), và Kết thúc (Closure). `Đấu thầu dự án` là một hoạt động có thể diễn ra trước giai đoạn Khởi động, nhưng không phải là một giai đoạn chính thức trong vòng đời dự án.

Ước tính từ dưới lên (Bottom-Up Estimating) là phương pháp chính xác nhất vì nó chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ hơn, ước tính chi phí cho từng công việc chi tiết, sau đó tổng hợp lại. Tuy nhiên, nó tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn so với các phương pháp ước tính khác.

PDCA, hay Plan-Do-Check-Act, là một phương pháp tiếp cận bốn bước để quản lý chất lượng và cải tiến liên tục, được phổ biến bởi W. Edwards Deming, do đó còn được gọi là Chu trình Deming.

Tam giác Sắt, hay còn gọi là Tam giác Dự án, là mô hình kinh điển thể hiện sự ràng buộc giữa Phạm vi (Scope), Thời gian (Time), và Chi phí (Cost). Bất kỳ thay đổi nào ở một cạnh sẽ ảnh hưởng đến ít nhất một cạnh còn lại.

Hợp tác (Collaborating) là phương pháp giải quyết xung đột hiệu quả nhất vì nó tìm kiếm giải pháp `win-win`, trong đó các bên cùng làm việc để tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu của tất cả các bên liên quan, dẫn đến kết quả bền vững và tăng cường mối quan hệ.

Báo cáo dự án bằng văn bản, như báo cáo tiến độ, báo cáo nghiệm thu, thường được coi là hình thức truyền thông chính thức và có giá trị pháp lý cao nhất trong quản lý dự án, dùng để ghi lại thông tin quan trọng và làm bằng chứng.

Giá cổ phiếu của công ty có thể phản ánh tình hình kinh doanh chung, nhưng không trực tiếp ảnh hưởng đến thành công của một dự án cụ thể. Các yếu tố như sự ủng hộ từ lãnh đạo, kế hoạch tốt, và đội dự án chất lượng là những yếu tố trực tiếp và quan trọng hơn nhiều.

Ma trận Rủi ro là công cụ trực quan giúp đánh giá và phân loại rủi ro dựa trên hai chiều: Mức độ nghiêm trọng (Impact) và Khả năng xảy ra (Probability), từ đó ưu tiên xử lý các rủi ro quan trọng.

Quản lý cấu hình (Configuration Management) tập trung vào việc kiểm soát và theo dõi các thay đổi đối với cấu hình của dự án (các thành phần, tài liệu, sản phẩm...). Mục tiêu là đảm bảo tính nhất quán, khả năng truy xuất nguồn gốc và giảm thiểu rủi ro do thay đổi không được kiểm soát.

CPM là kỹ thuật lập lịch biểu dự án xác định chuỗi các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau dài nhất, gọi là `đường găng`. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong các hoạt động này sẽ trực tiếp làm chậm toàn bộ dự án.

Ma trận Quyền lực/Quan tâm là công cụ phân tích bên liên quan, giúp phân loại họ dựa trên hai yếu tố: Quyền lực (Power) - khả năng gây ảnh hưởng đến dự án, và Mức độ quan tâm (Interest) - mức độ quan tâm và tham gia vào dự án. Từ đó, nhà quản lý dự án có thể áp dụng các chiến lược quản lý phù hợp cho từng nhóm bên liên quan.

RAM, thường được thể hiện dưới dạng ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), là công cụ giúp phân công rõ ràng trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong dự án đối với từng công việc hoặc hoạt động, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót trách nhiệm.