Đề 4 – Bài tập, đề thi trắc nghiệm online Quản lý dự án

Trong Scrum, vai trò `Project Manager` truyền thống được phân tán giữa Product Owner (định hướng sản phẩm), Scrum Master (hỗ trợ quy trình) và Nhóm phát triển (thực hiện công việc). Scrum không có vai trò `Project Manager` theo định nghĩa cổ điển.

Lệch phạm vi (scope creep) là hiện tượng phạm vi dự án dần dần mở rộng ngoài kế hoạch ban đầu do các yêu cầu hoặc thay đổi không được kiểm soát, thường dẫn đến tăng chi phí và chậm trễ thời gian.

Báo cáo tiến độ (progress report) thường xuyên cung cấp thông tin về tiến độ thực tế so với kế hoạch, các vấn đề phát sinh, các mốc quan trọng đã đạt được và các hoạt động tiếp theo, giúp các bên liên quan nắm bắt được tình hình dự án và đưa ra quyết định kịp thời.

Địa điểm dự án có thể quan trọng nhưng không được coi là một trong ba ràng buộc cốt lõi (Tam giác sắt) của dự án, bao gồm thời gian, chi phí và phạm vi.

Sổ đăng ký các bên liên quan (stakeholder register) là tài liệu quan trọng để quản lý các bên liên quan. Nó chứa thông tin về từng bên liên quan, bao gồm tên, vai trò, mức độ quan tâm, mức độ ảnh hưởng, kỳ vọng và chiến lược quản lý tương ứng. Mục đích là để hiểu rõ và quản lý mối quan hệ với các bên liên quan.

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một mô hình cải tiến liên tục, thường được sử dụng trong quản lý chất lượng. Nó bao gồm các bước: Lập kế hoạch (Plan), Thực hiện (Do), Kiểm tra (Check) và Hành động (Act) để cải tiến quy trình và chất lượng sản phẩm/dịch vụ một cách liên tục.

Ước tính từ dưới lên (bottom-up estimating) đòi hỏi phải chia nhỏ dự án thành các công việc chi tiết, ước tính chi phí cho từng công việc, sau đó tổng hợp lại. Phương pháp này chính xác hơn nhưng tốn thời gian và phù hợp khi có đủ thông tin chi tiết về công việc.

CPM là kỹ thuật lập lịch trình dự án giúp xác định đường găng (chuỗi các hoạt động phụ thuộc quyết định thời gian hoàn thành dự án) và thời gian hoàn thành dự án tối thiểu. Nó hỗ trợ quản lý thời gian và ưu tiên các hoạt động quan trọng.

Earned Value Management (EVM) là một phương pháp quản lý hiệu suất dự án tích hợp phạm vi, thời gian và chi phí để đánh giá hiệu suất dự án, dự đoán xu hướng và đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời. EVM tập trung vào đo lường giá trị công việc đã hoàn thành so với kế hoạch và chi phí thực tế.

Ma trận xác suất - tác động là công cụ trực quan hóa giúp đánh giá và xếp hạng rủi ro bằng cách kết hợp xác suất xảy ra và tác động tiềm ẩn của chúng, từ đó ưu tiên các rủi ro cần xử lý trước.

Văn hóa dự án là tập hợp các giá trị, niềm tin, thái độ và chuẩn mực chung mà các thành viên trong nhóm dự án chia sẻ. Nó ảnh hưởng đến cách nhóm làm việc, giao tiếp và giải quyết vấn đề.

WBS tập trung vào phân chia và tổ chức công việc dự án. Mặc dù nó có thể gián tiếp giúp quản lý rủi ro bằng cách làm rõ phạm vi, nhưng mục đích chính của WBS không phải là trực tiếp giảm thiểu rủi ro dự án.

Báo cáo tiến độ là một ví dụ về truyền thông `đẩy`, trong đó thông tin được gửi chủ động từ người gửi (quản lý dự án) đến người nhận (các bên liên quan), thay vì người nhận phải chủ động tìm kiếm thông tin.

Kiểm soát thay đổi (change control) là quy trình quản lý các yêu cầu thay đổi đối với dự án một cách có hệ thống, đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được đánh giá, phê duyệt (nếu cần) và ghi lại, giảm thiểu tác động tiêu cực và đảm bảo tính nhất quán của dự án.

Biểu đồ Gantt là một công cụ phổ biến để trực quan hóa lịch trình dự án, hiển thị các hoạt động theo thời gian, giúp theo dõi tiến độ và quản lý thời hạn.

Hợp đồng giá cố định (Fixed-price contract) quy định một mức giá trọn gói cho toàn bộ công việc, nhà thầu chịu trách nhiệm về bất kỳ chi phí vượt quá nào, trong khi người mua có sự chắc chắn về chi phí.

Kanban là phương pháp quản lý dòng công việc trực quan, tập trung vào việc quản lý và cải thiện luồng công việc bằng cách giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (Work in Progress - WIP) tại bất kỳ thời điểm nào, giúp tăng hiệu quả và giảm thời gian chu kỳ.

Tam giác sắt (hay còn gọi là Tam giác dự án) bao gồm ba ràng buộc chính: phạm vi, thời gian và chi phí. Chất lượng bị ảnh hưởng bởi ba yếu tố này nhưng không phải là một cạnh của tam giác, mà thường nằm ở trung tâm và bị tác động bởi sự cân bằng của ba cạnh.

Vòng đời dự án điển hình thường bao gồm các giai đoạn: Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm soát và Kết thúc. `Đấu thầu` là một hoạt động có thể diễn ra trong giai đoạn lập kế hoạch hoặc khởi động, nhưng không phải là một giai đoạn chính trong vòng đời dự án.

Bài học kinh nghiệm (Lessons Learned) thường được thu thập và ghi lại trong suốt dự án và đặc biệt là ở giai đoạn kết thúc dự án để cải thiện các dự án trong tương lai. Các công cụ WBS, Biểu đồ Gantt và Ma trận RACI đều được sử dụng rộng rãi trong giai đoạn lập kế hoạch dự án.

Giai đoạn khởi động là giai đoạn đầu tiên, tập trung vào việc xác định nhu cầu, đánh giá tính khả thi, lập điều lệ dự án và nhận được sự phê duyệt chính thức để bắt đầu dự án.

RFQ được sử dụng khi người mua đã biết rõ mình cần mua gì (sản phẩm hoặc dịch vụ tiêu chuẩn với thông số kỹ thuật rõ ràng) và chủ yếu quan tâm đến giá cả. Mục tiêu là thu thập báo giá từ nhiều nhà cung cấp để so sánh và lựa chọn.

Bên liên quan tiêu cực là những cá nhân hoặc nhóm có thể bị ảnh hưởng không tốt bởi dự án hoặc có thể phản đối dự án vì lợi ích của họ bị đe dọa. Quản lý các bên liên quan tiêu cực là rất quan trọng để đảm bảo thành công dự án.

Rủi ro còn lại (residual risk) là phần rủi ro vẫn còn tồn tại sau khi đã thực hiện các biện pháp ứng phó rủi ro. Không phải tất cả rủi ro đều có thể được loại bỏ hoàn toàn, và rủi ro còn lại cần được theo dõi và quản lý tiếp.

Sổ nhật ký vấn đề (Issue Log) là công cụ chuyên dụng để ghi lại, theo dõi và quản lý các vấn đề phát sinh trong dự án, bao gồm mô tả vấn đề, người chịu trách nhiệm, trạng thái và giải pháp.

Sprint là một khoảng thời gian ngắn (thường từ 1 đến 4 tuần) trong Agile, trong đó nhóm phát triển làm việc để hoàn thành một tập hợp các công việc cụ thể và tạo ra một phiên bản sản phẩm có thể sử dụng được.

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là một công cụ giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên dự án cho mỗi công việc hoặc quyết định, đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả trong phân công công việc.

Chi phí phòng ngừa là các chi phí phát sinh để ngăn chặn các lỗi và khuyết tật xảy ra trong dự án, ví dụ như đào tạo, lập kế hoạch chất lượng, và cải tiến quy trình.

Waterfall là phương pháp tuyến tính, tuần tự, phù hợp với các dự án có yêu cầu được xác định rõ ràng và ít có khả năng thay đổi trong suốt vòng đời dự án.

Phương pháp hợp tác (collaboration) trong giải quyết xung đột tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp win-win, trong đó các bên cùng nhau xác định vấn đề, chia sẻ thông tin và tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu và mối quan tâm của tất cả các bên liên quan, dẫn đến kết quả bền vững và tích cực.